Slider

Zbliża się sezon zatwierdzania sprawozdań finansowych, więc jak zwykle pojawia się pytanie, co wspólnik może wiedzieć o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i czy sprawozdanie finansowe spółki stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.

Takie pytania pojawiają się najczęściej w spółkach, które mają wspólników niezaangażowanych w ich prowadzenie albo w spółkach, w których występuje spór między wspólnikami lub też jeden ze wspólników prowadzi jednocześnie działalność konkurencyjną wobec spółki.

Wbrew dość powszechnemu przekonaniu, wspólnik nie musi wiedzieć o spółce wszystkiego. Jeżeli nie jest jednocześnie członkiem zarządu spółki lub członkiem rady nadzorczej, to jego dostęp do informacji o spółce może być mocno ograniczony.

Indywidualne prawo kontroli wspólnika a tajemnica przedsiębiorstwa

W spółkach, w których wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu, problem obiegu informacji zazwyczaj nie występuje.

Członkowie zarządu na bieżąco omawiają sprawy, a gdy jest potrzeba podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, nie wychodząc nawet z gabinetu zarządu robią sobie nadzwyczajne zgromadzenie wspólników w trybie nieformalnym. Taka dwoistość funkcji powoduje inne problemy. Jednym z nich, bardzo często spotykanym, jest zawieranie nieważnych umów pomiędzy członkami zarządu, a spółką. Członkowie zarządu zapominają bowiem o tym, że w umowach z nimi spółkę musi reprezentować pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza (art. 210 k.s.h.). Ale nie o tym chciałem pisać. Nie będę również pisał o tym, co czasami się zdarza, że członek zarządu nie jest dopuszczany do wykonywania swoich obowiązków. To jest całkiem inna historia.

Problem powstaje zazwyczaj wtedy, gdy jeden ze wspólników przestaje pełnić funkcję członka zarządu i jednocześnie pojawiają się między wspólnikami nieporozumienia. Wówczas członkowie zarządu, a w rzeczywistości wspólnicy lub wspólnik większościowy, mogą utrudnić, a czasem uniemożliwić, takiemu wspólnikowi dostęp do informacji.

Kodeks spółek handlowych stanowi, że wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu (art. 212 k.s.h.). Jest to tak zwane indywidualne prawo kontroli nad spółką.

Prawdę powiedziawszy, nie jest to zbyt mocne prawo. Ale jest i trzeba wiedzieć, jak z niego korzystać.

Zarząd odmawia dostępu do informacji – co robić?

Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę (art. 212 § 2 k.s.h.).

Jako przykład można podać sytuację, w której wspólnik żądający informacji prowadzi działalność konkurencyjną i istnieje podejrzenie, że wykorzysta te informacje na potrzeby tej działalności.  Chodzi tu oczywiście o informacje, które mają wartość gospodarczą i są nieujawnione do wiadomości publicznej. Czyli najczęściej o informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa lub co najmniej mogą ją stanowić.

Jeżeli zarząd odmówi dostępu do informacji, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Jeżeli wspólnicy nie wyrażą zgody, to może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki (art. 212 § 4 k.s.h.).

Zarząd przekazuje informacje o spółce – co robić?

Niezależnie od tego, czy informacja jest przekazywana wspólnikowi dobrowolnie, czy też na skutek zobowiązania sądu rejestrowego, trzeba pamiętać, że z punktu widzenia poufności informacji wspólnik jest dla spółki osobą obcą.

Najlepszym rozwiązaniem jest zawarcie ze wspólnikiem umowy o zachowaniu poufności. Nawet jednak w braku takiej umowy wspólnik zobowiązany będzie zachować informacje w poufności, jeżeli będzie wiedział, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa spółki.

Trzeba zatem pamiętać o tym, by informacja była oznaczona jako tajemnica przedsiębiorstwa. Oczywiście, o ile taką tajemnicę stanowi.

Czy sprawozdanie finansowe stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa?

Zarząd spółki zobowiązany jest do udostępnienia wspólnikom, najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, sprawozdania finansowego oraz opinii wraz z raportem biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania. Jest to obowiązek, od którego zarząd nie może się uchylić. Musi przekazać te dokumenty (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Nie ma jednak przeszkód, by informacje zawarte w tych dokumentach stanowiły tajemnicę przedsiębiorstwa spółki. Zazwyczaj są one na tym etapie znane tylko w spółce, a ich ujawnienie mogłoby wpłynąć na sytuację gospodarczą spółki. Jako przykład można podać stratę, na którą kontrahenci spółki mogą zareagować wypowiedzeniem umów lub wycofaniem się z negocjacji.

Jeżeli więc sprawozdanie finansowe przekazane wspólnikowi przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników zostanie oznaczone jako tajemnica przedsiębiorstwa, wspólnik powinien je w ten sposób traktować.

Sytuacja zmienia się diametralnie po złożeniu przez zarząd sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym. Od tego dnia sprawozdanie finansowe nie może już stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa, gdyż każdy może się z nim legalnie zapoznać. Zarząd ma obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe do sądu rejestrowego w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia przez zwyczajne zgromadzenie wspólników (art. 69 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Wnioski

Obieg informacji pomiędzy spółką a wspólnikami stwarza problemy nie tylko zarządom, ale również pracownikom spółek. Pracownicy uważają wspólników za właścicieli spółki, którzy mogą o spółce wiedzieć wszystko. Tak, to prawda, że wspólnicy są właścicielami spółki. Ale spółka jest osobnym od nich bytem prawnym, który ma swoje interesy, nie zawsze zbieżne z interesami wspólników.

Podstawowy wniosek jest więc taki, że mimo iż wspólnik jest współwłaścicielem spółki, to z punktu widzenia ochrony informacji jest dla spółki osobą obcą, której należy przekazywać informacje z pewną dozą ostrożności. Jeżeli zarząd zdecyduje się na przekazanie wspólnikom informacji, to powinien zadbać o bezpieczeństwo tych informacji w taki sam sposób, jak w razie przekazywania ich osobom w żaden sposób ze spółką nie związanych.

Należy również uświadomić pracowników, że przekazywanie informacji wspólnikom powinno odbywać się za zgodą zarządu i wprowadzić minimalne procedury w zakresie ochrony informacji.

No po prostu, ile można? Ile razy można słuchać tego samego?Keyboard with Time For Action Button.

Postanowiłem sobie, że nie będę o tym pisał, bo komuś może być przykro, ale nie wytrzymałem. Po to przecież piszę ten blog, by Ci pomóc. Z drugiej strony, jeżeli nie jesteś stałym czytelnikiem mojego bloga, tylko wpadłeś tu na chwilę, bo akurat masz problem, to być może już jest za późno.

Powiedz mi, co robisz, gdy kupujesz do swojej firmy nowy samochód, dajmy na to, żeby nie było, że to jest samochód osobowy, ciągnik siodłowy? Jeszcze zanim wyjedziesz nim na drogę? No co? Kupujesz ubezpieczenie AC. Ponieważ boisz się, że ktoś Ci go ukradnie albo po prostu spowodujesz wypadek i go skasujesz.

A teraz powiedz mi, co w Twojej firmie ma prawdziwą wartość. Co powoduje, że Twoja firma zarabia pieniądze? Samochody, biurka i komputery? No nie. Oczywiście, że nie. Głupie pytanie, ale musiałem je zadać. To wszystko można kupić za pieniądze i do tego na kredyt.

Ta wartość, to informacje. To dzięki nim zdobywasz klientów, wiesz, co oni chcą kupić, wiesz, jak im to dostarczyć taniej, lepiej i szybciej niż konkurencja. To są informacje o klientach i ich potrzebach. Produktach i dostawcach. Know-how, czyli co działa, i negatywne know-how, czyli co nie działa. Są to informacje, które poza Twoją firmą najczęściej nie występują, nie są powszechnie znane. To jest Twoja przewaga konkurencyjna.

I teraz powiedz mi proszę, co zrobiłeś, by zabezpieczyć tę przewagę konkurencyjną. Nic?

Zostawiłeś ten nowy samochód na parkingu przed supermarketem z kluczkami w stacyjce, a na siedzeniu pasażera położyłeś dokumenty i podpisaną przez siebie umowę darowizny z wolnym miejscem na wypełnienie przez znalazcę. Gratuluję. To bardzo szczodre z Twojej strony. Z pewnością znajdzie się ktoś, kto chętnie przyjmie taki prezent. Legalnie. Za darmo. Będzie Ci oczywiście bardzo wdzięczny. A ty otrzymasz tytuł idioty roku.

Tak właśnie dzieje się z Twoją przewagą konkurencyjną, jeżeli nie podejmiesz minimalnych działań w celu zachowania poufności tych informacji. Podarujesz ją swoim pracownikom i konkurentom. Dostaną ją za darmo, legalnie, zgodnie z prawem. A ty będziesz następnym gościem, który opowiada, że „w tym kraju nie ma prawa”. Jest, i to bardzo dobre. Przynajmniej, jeżeli chodzi o tajemnicę przedsiębiorstwa. Tylko Ty go nie znasz.

Pięć prostych słów

To jest moja tajemnica przedsiębiorstwa.

Powtórz.

Powiedz to głośno: to jest moja tajemnica przedsiębiorstwa. A teraz zwołaj wszystkich pracowników i powtórz im to. To nic nie kosztuje. Powiedz im, co w twojej firmie jest tajemnicą przedsiębiorstwa. Od tej chwili będziesz ją miał.

Wszystko jest na moim blogu

Na moim blogu masz wszystko, byś mógł samodzielnie, za darmo, bez żadnych kosztów, mieć tajemnicę przedsiębiorstwa. Ponad sto merytorycznych artykułów.

Tu masz wpis o tym, co to jest tajemnica przedsiębiorstwa:

O co chodzi z tą tajemnicą przedsiębiorstwa.

Tu masz wpis o tym, jak ją utworzyć:

5 kroków – jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa

Tu masz wpis o tym, jakie działania podjąć w celu zachowania poufności:

Zasada relatywnej tajemnicy. Przykłady środków bezpieczeństwa.

Tu masz wpis o tym, co możesz zrobić, gdy odchodzi pracownik i wykorzystuje tajemnicę przedsiębiorstwa:

Armagedon, czyli co zrobić po odejściu pracownika.

A tu masz artykuł o tym, co Cię czeka, gdy nic nie zrobisz:

Przejęcie 70% klientów w ciągu jednego miesiąca.

Twój pracownik już tu był

Mam dla Ciebie następną wiadomość. Otóż Twój pracownik już dawno przeczytał mojego bloga. Od deski do deski. Przeczytał go i wie, czy masz tajemnicę przedsiębiorstwa. Zgodnie z prawem zakończy z Tobą współpracę, zgodnie z prawem założy własność działalność gospodarczą i zgodnie z prawem przejmie Twoich klientów. Zgodnie z prawem, gdyż nie masz tajemnicy przedsiębiorstwa, a on o tym wie. Tylko że Ty dowiesz się o tym czytając ten artykuł, gdy będziesz szukał sposobu obrony przed byłym pracownikiem.

I wiesz co, zgadnij, co zrobi Twój były pracownik w swojej nowej firmie? Wprowadzi tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie będzie ryzykował. I bardzo dobrze, przecież wie, co może się wydarzyć.

Przetrwają najsilniejsi.

Jeżeli ten wpis Ciebie nie dotyczy, to prześlij go swojemu znajomemu, który być może go potrzebuje. Będzie Ci za to wdzięczny.

Rozstanie wspólnika ze spółką to bolesny proces. Nawet jeżeli jest następstwem sprzedaży udziałów na rzecz inwestora i wiąże się z otrzymaniem satysfakcjonującej ceny. Założyciel spółki traktuje swoje dzieło bardzo osobiście. Tym bardziej więc bolesne jest przymusowe rozstanie ze spółką, będące wynikiem konfliktu z pozostałymi wspólnikami.

W wielu spółkach kapitałowych wspólnicy często pełnią jednocześnie funkcję członków zarządu. Nie jest to szczęśliwe rozwiązanie z punktu widzenia ich odpowiedzialności. Jest to jednak naturalne następstwo ich osobistego zaangażowania w prowadzenie spraw spółki, tego, że na początku byli jedynymi pracownikami firmy. To ich osobista praca, zaangażowanie i pomysły były podstawą sukcesu oraz rozwoju spółki.

Konflikt między wspólnikami

Z biegiem czasu, gdy spółka osiąga sukces i zatrudnia wielu pracowników, zapomina się o tym. Liczą się bieżące sprawy. I właśnie w tych bieżących sprawach dochodzi do różnicy zdań, która czasami przeradza się w konflikt. Rezultatem takiego konfliktu może być przymusowe lub dobrowolne wyjście wspólnika ze spółki.

Jest to najczęściej moment, w którym były wspólnik i członek zarządu zakłada nową spółkę i zaczyna prowadzić działalność konkurencyjną. Jako że uznaje się za ojca sukcesu spółki z której został wyproszony, w nowej firmie stosuje te same rozwiązania, korzysta z tych samych dostawców, oferty kieruje do tych samych klientów oraz proponuje zatrudnienie pracownikom spółki, z którymi współpracował. Uważa, że ma do tego prawo. Przecież sam ich pozyskał w poprzedniej spółce.

Właśnie wtedy często dochodzi do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Z punktu widzenia prawa taka sytuacja niczym nie różni się od naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracownika lub byłego pracownika. Członek zarządu i wspólnik nie ma żadnych praw do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa spółki. Nawet wówczas, gdy posiada sto procent kapitału zakładowego.

Konkurencja ze strony byłego członka zarządu

Jeżeli spółka nie podpisała z członkiem zarządu umowy o zakazie konkurencji, to po ustaniu mandatu jest on ograniczony tylko prawem tajemnicy przedsiębiorstwa i ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jak pokazuje doświadczenie, konkurencja ze strony byłego członka zarządu jest dla spółki szczególnie wyniszczająca. Przykład takiej sprawy opisałem artykule Przejęcie 70% klientów w ciągu jednego miesiąca.

Negatywne know-how i tajemnica przedsiębiorstwa

Luty 20, 2016

Jednym z elementów audytu tajemnicy przedsiębiorstwa jest ustalenie, jakie informacje mają dla firmy wartość gospodarczą. Rozmawiam na ten temat z klientami i bardzo często okazuje się, że taką wartość mają dla nich nie tylko informacje o tym, że coś działa, ale także informacje o tym, że coś nie działa. Informacje o niepowodzeniach, ślepych uliczkach. Co […]

Przeczytaj cały artykuł →

Jak chronić informacje: oznaczanie dokumentów elektronicznych znakiem wodnym POUFNE

Styczeń 5, 2016

To bardzo niemiłe uczucie, gdy wiesz, że Twoja baza danych znajduje się na serwerze konkurenta. Sytuacja jest jeszcze gorsza, gdy nie wiesz, jak to udowodnić. Prosty plik Word lub Excel może zawierać całą historię Twojej firmy. Co sprzedajesz, komu i za ile. Historię transakcji, ceny, marże, upusty, i tak dalej. Do tego dochodzą skany umów, […]

Przeczytaj cały artykuł →

E-kurs: Przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji w biurach rachunkowych

Grudzień 4, 2015

Jeśli zaglądałeś kiedykolwiek na stronę o mnie, to wiesz już, że przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji jest moją pasją zawodową. Właśnie dlatego prowadzę tego bloga. Dzielę się wiedzą, pomagam przedsiębiorcom radzić sobie z nieuczciwą konkurencją i nieuczciwymi pracownikami. Pomagam też pracownikom zgodnie z prawem odchodzić z pracy i podejmować nowe zatrudnienie lub rozpocząć biznes. Interesuję się tą […]

Przeczytaj cały artykuł →

Moje pierwsze nagranie – jako gość podcastu Mała Wielka Firma o tajemnicy przedsiębiorstwa

Listopad 21, 2015

Nie sądziłem, że będę miał taką możliwość. Słucham podcastów Marka Jankowskiego i Pawła Tkaczyka jak audycji radiowych od dawna. Fajnie się tego słucha, ale wiadomo, że w radiu nie każdy może wystąpić. A jak już człowiek ma swoje pięć sekund, to nawet nie zdąży powiedzieć najważniejszego. Tak też było ze mną. Byłem tak podekscytowany, że […]

Przeczytaj cały artykuł →

Półtora terabajta danych byłego pracodawcy. I co?

Sierpień 22, 2015

Przeczytałem artykuł, którym chcę się z Tobą podzielić. Link do artykułu podaję poniżej. Sprawa jest dosyć typowa. Z pewnej firmy spedycyjnej odeszli pracownicy i skopiowali półtora terabajta danych, w tym dane kontrahentów, telefony, historie współpracy, zawierane umowy, stosowane ceny, dotychczasowe zasady współpracy z klientami. Dane te wykorzystali w nowej firmie, która w krótkim czasie zdeklasowała […]

Przeczytaj cały artykuł →

5 poziomów ochrony informacji pracodawcy w relacjach z pracownikami

Lipiec 28, 2015

Praktyka pokazuje, że osobami które najczęściej wykorzystują informacje poufne na szkodę pracodawcy, są pracownicy. Jak zatem wygląda sytuacja prawna pracodawcy? Poniżej przedstawiam kilka poziomów ochrony informacji, które wyodrębniłem z uwagi na ich skuteczność dla pracodawcy. Im poziom wyższy, tym lepszy. Jak zwykle, wzrastający poziom ochrony wynika z podwyższonej staranności pracodawcy, w tym zwłaszcza rodzaju umów, […]

Przeczytaj cały artykuł →

Polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa

Lipiec 14, 2015

Firmy bardzo rzadko stosują politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Stosują oświadczenia o poufności, umowy o zachowaniu poufności, tak zwane NDA, a nawet umowy o zakazie konkurencji. I bardzo dobrze, lecz nie oznacza to jeszcze, że dobrze chronią swoje tajemnice przedsiębiorstwa. Nie chcę w tym miejscu obniżać wartości tych umów, są one cenne i zachęcam do ich stosowania, […]

Przeczytaj cały artykuł →