Slider

5 kroków – jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa

Utworzenie prawa tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest trudne. Poniżej znajdziecie plan utworzenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Plan ten jest uproszczony, ale w większości przypadków wystarczający. Sposób jego wdrożenia, to tylko kwestia skali firmy. Zasady są takie same.

Zanim przejdę do poszczególnych czynności związanych z utworzeniem tajemnicy przedsiębiorstwa muszę uczciwie podkreślić, że prawdziwa trudność tkwi nie we wdrożeniu, ale w utrzymaniu polityki tajemnicy przedsiębiorstwa.

Nie wystarczy tylko „wdrożyć” procedury ochrony informacji. Trzeba je utrzymywać.

Jest wiele firm, które „odfajkowały” czynności opisane w procedurach, a następnie wrzuciły dokument o nazwie polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa do szuflady. Przypominają sobie o nim po fakcie naruszenia, kiedy zastanawiają się nad tym, co robić.  Pewnie, że sytuacja jest lepsza, niż gdyby polityki nie było w ogóle. Należy jednak pamiętać, że prawdziwym celem polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest zapobieganie problemom, a nie ich rozwiązywanie.

Utworzenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Proponuję proces utworzenia tajemnicy przedsiębiorstwa rozbić na następujące etapy:

–          Identyfikację

–          Komunikację

–          Zabezpieczenie

–          Procedury dodatkowe

–          Szkolenia

Poniżej krótki opis poszczególnych kroków.

Krok pierwszy – identyfikacja

Należy dokonać identyfikacji informacji, które mają dla firmy znaczenie gospodarcze. W tym celu należy dokonać przeglądu posiadanych informacji i ocenić, które mają wartość gospodarczą, a które nie. Należy wyodrębnić kategorie informacji, a nawet poszczególne informacje (np. receptury), które stwarzają przewagę konkurencyjną. Należy przy tym kierować się definicją tajemnicy przedsiębiorstwa, którą opisałem w innym artykule na blogu.  Co z niej wynika?

Po pierwsze

Tajemnicą przedsiębiorstwa są tylko informacje. Tajemnica przedsiębiorstwa chroni informację w jakiejkolwiek postaci. Informacje mogą być zapisane na nośniku danych (notatki, wydruk, rysunek, fotografia, zapis elektroniczny na dysku twardym, pamięci pendrive, e-mail itp.), ale mogą to być też informacje niezapisane na żadnym nośniku, a jedynie zapamiętane.

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji jako przykład tajemnic przedsiębiorstwa podaje informacje techniczne, technologiczne lub organizacyjne. Mogą to być również informacje handlowe lub jakiekolwiek inne, byle miały wartość gospodarczą. Lista informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa jest więc otwarta i nieograniczona. Przykłady takich informacji można znaleźć tutaj.

Po drugie

Informacja musi mieć wartość gospodarczą z tego powodu, że jest poufna. Posiadanie tej informacji daje przewagę konkurencyjną dlatego, że nie jest ona powszechnie znana, a jej uzyskanie przez konkurenta powinno ułatwić mu życie, przysporzyć korzyści lub zaoszczędzić kosztów. O tym, czy informacja ma wartość gospodarczą, decyduje przedsiębiorca przy obejmowaniu jej poufnością, niemniej ostatecznie, w razie sporu, decyzja ta podlega ocenie sądu.

Po trzecie

Informacja nie może być ogólnie znana lub łatwo dostępna dla osób z kręgów, które normalnie zajmują się tym rodzajem informacji. Powszechna znajomość informacji albo co najmniej dostęp do niej osób, które specjalistycznie zajmują się tym rodzajem informacji, wyłącza możliwość uznania jej za tajemnicę przedsiębiorstwa. Jako przykład można wskazać możliwość zapoznania się z informacją w specjalistycznych czasopismach. Jedyny wyjątek dotyczy kompilacji informacji powszechnie dostępnych, przy czym w tym wypadku chroniony jest szczególny zespół informacji. Najlepszym tego przykładem jest lista klientów, która składa się z informacji dotyczących poszczególnych klientów, dostępnych w internecie lub książkach telefonicznych.

Krok drugi – komunikacja

Pracownicy i inne osoby, które otrzymują od nas informacje, muszą wiedzieć o tym, że stanowią one naszą tajemnicę przedsiębiorstwa. W ten sposób wyrażamy wolę objęcia ich prawem tajemnicy przedsiębiorstwa i traktujemy je jako naszą tajemnicę przedsiębiorstwa.

Krok trzeci – zabezpieczenia informacji

Należy podjąć rozsądne w danych okolicznościach działania w celu zachowania informacji w poufności. Przedsiębiorca strzegąc poufności informacji powinien stosować zabezpieczenia fizyczne i prawne.

Przykłady zabezpieczeń fizycznych:

–        osobiste hasła do komputerów,

–        hasła do ważnych dokumentów,

–        oznaczanie dokumentów klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”,

–        stosowanie przepustek przy wejściu na teren przedsiębiorstwa,

–        stosowanie identyfikatorów i ograniczeń dostępu do pomieszczeń,

–        trzymanie najważniejszych dokumentów, np. receptur, w sejfie,

–        ograniczanie dostępu do tajemnicy przedsiębiorstwa na zasadzie „need to know”.

Przykłady zabezpieczeń prawnych:

–        oświadczenia lub umowy o zachowaniu poufności,

–        umowy o zachowaniu poufności (NDA) i zakazie konkurencji.

Powyższe wyliczenie jest oczywiście przykładowe. Przepisy nie mówią, jakie dokładnie środki bezpieczeństwa należy zastosować. Przedsiębiorca nie ma również obowiązku stosować nadmiernych środków bezpieczeństwa. Mają być one odpowiednie, co oznacza, że w niektórych sytuacjach wystarczy jedno lub dwa zabezpieczenia, a w innych wymagane będzie zastosowanie kilku z wyżej wymienionych propozycji. W razie sporu to sąd będzie oceniał, czy zastosowano środki bezpieczeństwa właściwe w danych okolicznościach.

Krok czwarty – procedury dodatkowe

Niezbędne to opracowanie procedur związanych z zatrudnianiem i z odejściem pracownika. Nowy pracownik musi zostać zapoznany z zasadami ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Natomiast odejście pracownika, zwłaszcza kluczowego, jest newralgicznym momentem w całym procesie ochrony informacji.

Jak pokazuje doświadczenie, to właśnie byli pracownicy są osobami, które najczęściej naruszają tajemnice przedsiębiorstwa. Należy zatem przypomnieć pracownikowi o informacjach stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa firmy oraz o jego obowiązkach wynikających z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i umowy o zachowaniu poufności, jeżeli taka została zawarta. Jeżeli chodzi o pracowników, którzy nie zamierzają naruszyć tajemnicy przedsiębiorstwa, spotkanie takie, zwane wywiadem końcowym, ułatwi im wywiązanie się z zobowiązań wobec pracodawcy. W odniesieniu do pracowników, którzy zamierzają wykorzystać tajemnice przedsiębiorstwa swojego pracodawcy w działalności konkurencyjnej, wywiad końcowy ma znaczenie w ewentualnym postępowaniu cywilnym lub karnym.

Krok piąty – szkolenia dla pracowników

Należy uświadomić pracownikom, jak ważne i uzasadnione ekonomiczne jest chronienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Pracownicy powinni wiedzieć, że wykorzystanie tych informacji przez konkurencję spowoduje negatywne skutki również dla nich. Będą to skutki pośrednie, gdy firma nie będzie się rozwijała, tak jak wszyscy liczyli, wobec czego nie nastąpi poprawa warunków pracy i wysokości wynagrodzenia. Mogą to być również skutki bezpośrednie, jeżeli  pracownik otrzymuje wynagrodzenie prowizyjne uzależnione od wartości sprzedaży, a ktoś wykorzysta bazę danych i informacje handlowe do przejęcia klientów. W skrajnych sytuacjach może również dojść do upadłości pracodawcy, jeżeli firma utraci kluczowych klientów.

Tylko uświadomienie pracownikom potrzeby ochrony tajemnicy przedsiębiorstw może sprawić, że nie zostanie ona naruszona. Należy zatem systematycznie przypominać pracownikom o obowiązku chronienia informacji, w tym również w formie szkoleń, z których należy sporządzać listę obecności. Szkolenia powinny być powtarzane w rozsądnych okresach czasu.

W oparciu o powyższe informacje można samodzielnie opracować i wdrożyć politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Mam nadzieję, że artykuł okaże się pomocny i zapraszam do zadawania pytań w komentarzach.

Jeżeli uważasz, że potrzebna jest Ci pomoc we wdrożeniu takiej polityki, to zapraszam do kontaktu.

Podobał Ci się ten artykuł? Zapisz się na na newsletter i bądź na bieżąco.

free newsletter templates powered by FreshMail

{ 1 komentarz… przeczytaj go poniżej albo dodaj swój }

Krzysztof Szura Czerwiec 29, 2016 o 00:10

„Warunkiem koniecznym do uznania istnienia tajemnicy przedsiębiorcy jest wskazanie konkretnych, posiadających wartość gospodarczą należących do niego informacji, które mają korzystać z poufności.” WSA w Łodzi, sygn. akt II SAB/Łd 50/14.

W ramach douczania się jak prawidłowo skonstruować umowę o zachowaniu poufności tajemnicy przedsiębiorstwa natknąłem w kilku wyrokach sądów administracyjnych na to właśnie zdanie, wydawane w sprawach o udzielenie informacji publicznej.

Jakkolwiek wszystko jest ważne, to na proces identyfikacji informacji, jak Mecenas słusznie prawi, powinno się najpierw skupić. A więc wyselekcjonować te istotne informacje i objąć je poufnością. Opierając się na stanowisku sądów, należałby przyjąć, że „indywidualizacja” informacji o wartości gospodarczej ma kluczowe znaczenie. Jak tym samym pogodzić taką koncepcję z powszechnie przyjętą praktyką wpisywania w umowie postanowienia, że poufnością są objęte „wszystkie informacje, które zostały przekazanie stronie w ramach współpracy, bez względu na formę, jak również bez względu na opisanie jako informacja poufna”?

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: