Czas na działanie? 3 sposoby na wprowadzenie w Twojej firmie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i skutecznego zakazu konkurencji.

Masz firmę i czytając mojego bloga zdałeś sobie sprawę, że ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa w Twojej firmie ma jakieś luki? Możesz to zmienić na trzy sposoby: Keyboard with Time For Action Button.

Pierwszy, najtańszy, to uważna lektura bloga i samodzielna praca. Tak, znajdziesz tu za darmo wszystkie niezbędne informacje. Warunek powodzenia: po przeczytaniu trzeba rozpocząć działanie, tj. zidentyfikować kluczowe obszary do ochrony, zastosować zabezpieczenia, wdrożyć procedury, sporządzić niezbędne dokumenty lub poprawić te, które już masz. Jednym z najważniejszych jest umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

Drugi, prostszy sposób, to zlecenie mi sporządzenia dla Ciebie Polityki Ochrony Tajemnicy Przedsiębiorstwa. To rozwiązanie również wymaga od Ciebie trochę zaangażowania, ale większość pracy, audyt, analizę, sporządzenie regulaminów i dokumentów, szkolenie dla Ciebie i pracowników, wykonuję ja. Jak się pewnie domyślasz, wymaga to jednak pewnej inwestycji finansowej. Gwarantuję, że ta inwestycja zwróci się już przy pierwszym odchodzącym kluczowym pracowniku. Ciekawe wyliczenia w tym zakresie zawarłem w tym wpisie.

Trzeci sposób to rozwiązanie pośrednie. Łatwiejsze niż wariant pierwszy i dużo, dużo tańsze niż wariant drugi.

Mówię tu o uczestnictwie w szkoleniu: Jak przygotować się na konkurencję ze strony pracowników, podwykonawców i kontrahentów.

Obiecuję, że to szkolenie pozwoli Ci na samodzielne wdrożenie skutecznej polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w Twojej małej lub średniej firmie. Co więcej, materiały szkoleniowe zawierają  gotowy wzór umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Na szkoleniu mówię też, jak ten wzór prawidłowo wypełnić i stosować.  Po tym kursie będziesz potrafił dbać o bezpieczeństwo swoich cennych informacji i zabezpieczyć się przed nieuczciwością pracowników, podwykonawców i kontrahentów. Najbliższe szkolenie odbędzie się w Katowicach 23.04.2015. Następne w Warszawie 29.05.2015. Potem planuję przerwę w szkoleniach do września. O jednym z poprzednich szkoleń możesz przeczytać tutaj.

Zapraszam serdecznie na szkolenia.

5 kroków – jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa

Utworzenie prawa tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest trudne. Poniżej znajdziecie plan utworzenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Plan ten jest uproszczony, ale w większości przypadków wystarczający. Sposób jego wdrożenia, to tylko kwestia skali firmy. Zasady są takie same.

Zanim przejdę do poszczególnych czynności związanych z utworzeniem tajemnicy przedsiębiorstwa muszę uczciwie podkreślić, że prawdziwa trudność tkwi nie we wdrożeniu, ale w utrzymaniu polityki tajemnicy przedsiębiorstwa.

Nie wystarczy tylko „wdrożyć” procedury ochrony informacji. Trzeba je utrzymywać.

Jest wiele firm, które „odfajkowały” czynności opisane w procedurach, a następnie wrzuciły dokument o nazwie polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa do szuflady. Przypominają sobie o nim po fakcie naruszenia, kiedy zastanawiają się nad tym, co robić.  Pewnie, że sytuacja jest lepsza, niż gdyby polityki nie było w ogóle. Należy jednak pamiętać, że prawdziwym celem polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest zapobieganie problemom, a nie ich rozwiązywanie.

Utworzenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Proponuję proces utworzenia tajemnicy przedsiębiorstwa rozbić na następujące etapy:

–          Identyfikację

–          Komunikację

–          Zabezpieczenie

–          Procedury dodatkowe

–          Szkolenia

Poniżej krótki opis poszczególnych kroków.

Krok pierwszy – identyfikacja

Należy dokonać identyfikacji informacji, które mają dla firmy znaczenie gospodarcze. W tym celu należy dokonać przeglądu posiadanych informacji i ocenić, które mają wartość gospodarczą, a które nie. Należy wyodrębnić kategorie informacji, a nawet poszczególne informacje (np. receptury), które stwarzają przewagę konkurencyjną. Należy przy tym kierować się definicją tajemnicy przedsiębiorstwa, którą opisałem w innym artykule na blogu.  Co z niej wynika?

Po pierwsze

Tajemnicą przedsiębiorstwa są tylko informacje. Tajemnica przedsiębiorstwa chroni informację w jakiejkolwiek postaci. Informacje mogą być zapisane na nośniku danych (notatki, wydruk, rysunek, fotografia, zapis elektroniczny na dysku twardym, pamięci pendrive, e-mail itp.), ale mogą to być też informacje niezapisane na żadnym nośniku, a jedynie zapamiętane.

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji jako przykład tajemnic przedsiębiorstwa podaje informacje techniczne, technologiczne lub organizacyjne. Mogą to być również informacje handlowe lub jakiekolwiek inne, byle miały wartość gospodarczą. Lista informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa jest więc otwarta i nieograniczona. Przykłady takich informacji można znaleźć tutaj.

Po drugie

Informacja musi mieć wartość gospodarczą z tego powodu, że jest poufna. Posiadanie tej informacji daje przewagę konkurencyjną dlatego, że nie jest ona powszechnie znana, a jej uzyskanie przez konkurenta powinno ułatwić mu życie, przysporzyć korzyści lub zaoszczędzić kosztów. O tym, czy informacja ma wartość gospodarczą, decyduje przedsiębiorca przy obejmowaniu jej poufnością, niemniej ostatecznie, w razie sporu, decyzja ta podlega ocenie sądu.

Po trzecie

Informacja nie może być ogólnie znana lub łatwo dostępna dla osób z kręgów, które normalnie zajmują się tym rodzajem informacji. Powszechna znajomość informacji albo co najmniej dostęp do niej osób, które specjalistycznie zajmują się tym rodzajem informacji, wyłącza możliwość uznania jej za tajemnicę przedsiębiorstwa. Jako przykład można wskazać możliwość zapoznania się z informacją w specjalistycznych czasopismach. Jedyny wyjątek dotyczy kompilacji informacji powszechnie dostępnych, przy czym w tym wypadku chroniony jest szczególny zespół informacji. Najlepszym tego przykładem jest lista klientów, która składa się z informacji dotyczących poszczególnych klientów, dostępnych w internecie lub książkach telefonicznych.

Krok drugi – komunikacja

Pracownicy i inne osoby, które otrzymują od nas informacje, muszą wiedzieć o tym, że stanowią one naszą tajemnicę przedsiębiorstwa. W ten sposób wyrażamy wolę objęcia ich prawem tajemnicy przedsiębiorstwa i traktujemy je jako naszą tajemnicę przedsiębiorstwa.

Krok trzeci – zabezpieczenia informacji

Należy podjąć rozsądne w danych okolicznościach działania w celu zachowania informacji w poufności. Przedsiębiorca strzegąc poufności informacji powinien stosować zabezpieczenia fizyczne i prawne.

Przykłady zabezpieczeń fizycznych:

–        osobiste hasła do komputerów,

–        hasła do ważnych dokumentów,

–        oznaczanie dokumentów klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”,

–        stosowanie przepustek przy wejściu na teren przedsiębiorstwa,

–        stosowanie identyfikatorów i ograniczeń dostępu do pomieszczeń,

–        trzymanie najważniejszych dokumentów, np. receptur, w sejfie,

–        ograniczanie dostępu do tajemnicy przedsiębiorstwa na zasadzie „need to know”.

Przykłady zabezpieczeń prawnych:

–        oświadczenia lub umowy o zachowaniu poufności,

–        umowy o zachowaniu poufności (NDA) i zakazie konkurencji.

Powyższe wyliczenie jest oczywiście przykładowe. Przepisy nie mówią, jakie dokładnie środki bezpieczeństwa należy zastosować. Przedsiębiorca nie ma również obowiązku stosować nadmiernych środków bezpieczeństwa. Mają być one odpowiednie, co oznacza, że w niektórych sytuacjach wystarczy jedno lub dwa zabezpieczenia, a w innych wymagane będzie zastosowanie kilku z wyżej wymienionych propozycji. W razie sporu to sąd będzie oceniał, czy zastosowano środki bezpieczeństwa właściwe w danych okolicznościach.

Krok czwarty – procedury dodatkowe

Niezbędne to opracowanie procedur związanych z zatrudnianiem i z odejściem pracownika. Nowy pracownik musi zostać zapoznany z zasadami ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Natomiast odejście pracownika, zwłaszcza kluczowego, jest newralgicznym momentem w całym procesie ochrony informacji.

Jak pokazuje doświadczenie, to właśnie byli pracownicy są osobami, które najczęściej naruszają tajemnice przedsiębiorstwa. Należy zatem przypomnieć pracownikowi o informacjach stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa firmy oraz o jego obowiązkach wynikających z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i umowy o zachowaniu poufności, jeżeli taka została zawarta. Jeżeli chodzi o pracowników, którzy nie zamierzają naruszyć tajemnicy przedsiębiorstwa, spotkanie takie, zwane wywiadem końcowym, ułatwi im wywiązanie się z zobowiązań wobec pracodawcy. W odniesieniu do pracowników, którzy zamierzają wykorzystać tajemnice przedsiębiorstwa swojego pracodawcy w działalności konkurencyjnej, wywiad końcowy ma znaczenie w ewentualnym postępowaniu cywilnym lub karnym.

Krok piąty – szkolenia dla pracowników

Należy uświadomić pracownikom, jak ważne i uzasadnione ekonomiczne jest chronienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Pracownicy powinni wiedzieć, że wykorzystanie tych informacji przez konkurencję spowoduje negatywne skutki również dla nich. Będą to skutki pośrednie, gdy firma nie będzie się rozwijała, tak jak wszyscy liczyli, wobec czego nie nastąpi poprawa warunków pracy i wysokości wynagrodzenia. Mogą to być również skutki bezpośrednie, jeżeli  pracownik otrzymuje wynagrodzenie prowizyjne uzależnione od wartości sprzedaży, a ktoś wykorzysta bazę danych i informacje handlowe do przejęcia klientów. W skrajnych sytuacjach może również dojść do upadłości pracodawcy, jeżeli firma utraci kluczowych klientów.

Tylko uświadomienie pracownikom potrzeby ochrony tajemnicy przedsiębiorstw może sprawić, że nie zostanie ona naruszona. Należy zatem systematycznie przypominać pracownikom o obowiązku chronienia informacji, w tym również w formie szkoleń, z których należy sporządzać listę obecności. Szkolenia powinny być powtarzane w rozsądnych okresach czasu.

W oparciu o powyższe informacje można samodzielnie opracować i wdrożyć politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Mam nadzieję, że artykuł okaże się pomocny i zapraszam do zadawania pytań w komentarzach.

Jeżeli uważasz, że potrzebna jest Ci pomoc we wdrożeniu takiej polityki, to zapraszam do kontaktu.

[FM_form id=”4″]

Pracodawco, uważaj na terminy płatności. Opóźnienie w zapłacie odszkodowania może spowodować ustanie zakazu konkurencji.

Odszkodowanie za zakaz konkurencji-termin płatnościCo to jest odszkodowanie za zakaz konkurencji? Jako pracodawca po to zawierasz umowę o zakazie konkurencji, by mieć z tego jakąś korzyść. Jakieś prawa. Chcesz, by pracownik był zobowiązany do powstrzymania się od działalności konkurencyjnej, chcesz móc żądać kary umownej i odszkodowania za naruszenie zakazu. W zamian za to zobowiązujesz się płacić pracownikowi odszkodowanie. Zasady są jasne.

Dlatego możesz być zaskoczony, że mimo zawarcia ważnej i dobrej umowy, nie masz tych praw. Na skutek swojego błędu. Jak to jest możliwe?

Kodeks pracy przewiduje dwie sytuacje, w których zakaz konkurencji ustaje automatycznie, przed upływem terminu, na jaki została zawarta umowa o zakazie konkurencji. Pierwsza z nich, to ustanie przyczyn uzasadniających taki zakaz, a druga to niewywiązywanie się pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania (art. 1012 § 2 k.p.). Zajmijmy się tym razem tą drugą sytuacją.

Dodam tylko, że w obu tych wypadkach pracodawca zobowiązany jest nadal płacić odszkodowanie za zakaz konkurencji, mimo wygaśnięcia  samego zakazu konkurencji.

Co oznacza niewywiązywanie się z obowiązku wypłaty odszkodowania?

Stan niewywiązywania się pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania powoduje z mocy prawa, automatycznie, bez potrzeby składania jakichkolwiek oświadczeń przez strony, że pracownik zostaje zwolniony z zakazu konkurencji. Ta chwila ma znaczenie dla obu stron umowy.

Dla pracodawcy oznacza, że traci ochronę wynikającą z umowy o zakazie konkurencji. Dla pracownika, że od tego momentu nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie zakazu, w tym odpowiedzialności z tytułu kar umownych i szkody przewyższającej karę umowną. Może swobodnie prowadzić działalność konkurencyjną.

Nie trzeba chyba nikogo przekonywać, że precyzyjne ustalenie tego momentu jest bardzo ważne. Jak go ustalić?

Sąd Najwyższy zajął się tym problem kilkakrotnie. Można tu zaobserwować ewolucję stanowiska.

Zakaz konkurencji trwa mimo opóźnienia

W wyroku z dnia 10 października 2003 r. (sygn. akt I PK 528/02), Sąd Najwyższy uznał, że niezapłacenie w terminie raty odszkodowania nie jest jednoznaczne z niewywiązywaniem się pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania.

Sąd odwołał się do znanego z Kodeksu cywilnego rozróżnienia na nienależyte wykonanie zobowiązania i niewykonanie zobowiązania.

Z niewykonaniem zobowiązania mamy do czynienia, gdy świadczenie nie zostało spełnione w ogóle, natomiast z nienależytym wykonaniem zobowiązania mamy do czynienia wówczas, gdy świadczenie jest spełnione, lecz jest ono nieprawidłowe. Przyjmuje się, że zapłata po terminie stanowi nienależyte wykonanie zobowiązania, a nie jego niewykonanie.

Sąd Najwyższy uznał, że do skutków takiego nienależytego wykonania zobowiązania należy stosować przepisy art. 481 k.c. i 491 k.c., czyli prawo do żądania odsetek ustawowych za opóźnienie oraz prawo pracownika do odstąpienia od umowy w razie zwłoki pracodawcy.

Zdaniem Sądu Najwyższego o tym, czy w konkretnym stanie faktycznym doszło do niewykonania zobowiązania, czy też do nienależytego jego wykonania decyduje zachowanie wierzyciela (uprawnionego). Spełnienie przez dłużnika świadczenia z opóźnieniem, jeżeli wierzyciel świadczenie to przyjął lub przed jego spełnieniem nie skorzystał z przysługujących mu uprawnień, jest wykonaniem zobowiązania, choć wykonaniem nienależytym.

Sąd Najwyższy zaznaczył oczywiście, że każdą sprawę należy badać indywidualnie i niekiedy niewypłacenie w uzgodnionym terminie już pierwszej raty odszkodowania może być zakwalifikowane jako niewykonanie zobowiązania przez pracodawcę i uzasadniać ustanie zakazu konkurencji. Innym razem uchybienie terminowi przy wypłacie każdej z kolejnych rat nie będzie świadczyło o niewywiązywaniu się pracodawcy z jego obowiązku (niewykonaniu go). Należy stąd wnosić, że o momencie ustania obowiązku pracownika powstrzymania się od działalności konkurencyjnej decydować będą okoliczności każdego konkretnego przypadku.

Opóźnienie płatności powoduje wygaśnięcie zakazu konkurencji

W wyroku z dnia 27 maja 2009 r. (sygn. akt II PK 300/08), Sąd Najwyższy stwierdził już, że opóźnienie wypłaty odszkodowania należnego pracownikowi od pracodawcy z tytułu zawartej umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, stanowiło „niewywiązanie się” z obowiązku wypłaty odszkodowania w rozumieniu art. 1012 § 2 k.p.

Tak samo orzekł Sąd Najwyższy w najnowszym wyroku dotyczącym tego zagadnienia, to jest wyroku z dnia 27 lutego 2013 r. (sygn. akt. II PK 176/12). Tutaj Sąd Najwyższy poszedł nieco dalej i wyraźnie stwierdził, że do skutków opóźnienia w płatności odszkodowania na podstawie umowy o zakazie konkurencji nie mają zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego, czyli wskazany wyżej art. 491 k.c., lecz wyłącznie przepis art. 1012 § 2 k.p. Nie ma bowiem żadnej luki w uregulowaniu. Przepis art. 1012 § 2 k.p. wyraźnie przewiduje skutek opóźnienia w płatności odszkodowania – jest nim właśnie wygaśnięcie zakazu konkurencji.

Zdaniem Sądu Najwyższego, skoro zakaz konkurencji przestaje obowiązywać automatycznie, to niedotrzymanie terminu, w jakim były pracodawca zobowiązał się wypłacać raty odszkodowania za powstrzymanie się od podejmowania przez byłego pracownika działalności konkurencyjnej, powoduje – z woli ustawodawcy – ustanie zakazu konkurencji. I to bez względu na zachowanie byłego pracownika.

W rozpatrywanej sprawie Sąd uznał, że skoro termin płatności przypadał na 10 czerwca 2009 r., to w związku z brakiem płatności do tego dnia, już w dniu 11 czerwca 2009 r. zaistniał stan niewywiązywania się strony powodowej z obowiązku wypłaty odszkodowania, co zwalniało pracownika z zakazu konkurencji.

Wnioski: pracodawco, pilnuj terminu płatności odszkodowania!

Jakkolwiek Sąd Najwyższy zaznacza, że każdą sprawę należy badać indywidualnie, to na podstawie powołanych wyroków można zauważyć rysującą się linię orzeczniczą. Wynika z niej, że opóźnienie w płatności raty odszkodowania oznacza niewywiązywanie się z obowiązku przez pracodawcę, a w konsekwencji wygaśnięcie zakazu konkurencji obciążającego pracownika.

Co to oznacza dla pracodawców? Obowiązek dbałości o terminy i procedury. Niedopatrzenie w kadrach, które w odniesieniu do płatności wynagrodzenia nie rodzi tak daleko idących skutków, w tym wypadku oznaczać może utratę ochrony wynikającej z zakazu konkurencji.

Zważywszy na konsekwencje, pracodawcy powinni też zwrócić uwagę na to, w jaki sposób określają termin płatności odszkodowania. Nieokreślenie tego terminu w umowie i problemy z jego określeniem na etapie płacenia oznaczają ryzyko wypłaty odszkodowania po terminie. Jak wynika z przedstawionych wyroków, może to kosztować pracodawcę utratę ochrony wynikającej z zakazu konkurencji.

I jeszcze jedna, bardzo ważna rzecz. Ustanie zakazu konkurencji nie oznacza ustania obowiązku wypłaty odszkodowania dla pracownika. Odszkodowanie za zakaz konkurencji trzeba płacić dalej. Chyba, że masz zastrzeżoną w umowie możliwość jej wypowiedzenia. Wtedy możesz ją wypowiedzieć i nie będziesz musiał płacić. Straciłeś, bo zakaz już nie obowiązuje, ale przynajmniej nie musisz płacić za nic.

radca prawny Robert Solga zajmuje się nieuczciwa konkurencja i tajemnica przedsiebiorstwaPotrzebujesz pomocy prawnej? Skontaktuj się ze mną:

e-mail: robert.solga@solga.pl

tel.: + 48 662 050 782

 

 

 

 

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2003 r., sygn. akt I PK 528/02.
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 maja 2009 r., sygn. akt II PK 300/08.
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 lutego 2013 r., sygn. akt. II PK 176/12.
 
[FM_form id=”4″]
6 wskazówek, jak powinna wyglądać dobra umowa o zachowaniu poufności (NDA, non-disclosure agreement)

6 wskazówek, jak powinna wyglądać dobra umowa o zachowaniu poufności (NDA, non-disclosure agreement)

Nie ma jednej umowy o zachowaniu poufności (NDA), która pasuje do każdej sytuacji. Inaczej powinna wyglądać umowa o zachowaniu poufności z pracownikiem i zleceniobiorcą, świadczącymi osobistą pracę na rzecz przedsiębiorcy, a inaczej umowa o poufności z klientem, podwykonawcą lub inwestorem zastanawiającym się nad finansowaniem nowego przedsięwzięcia. Różnice nie są może wielkie, ale są znaczące. Ktoś nawet powie, że umowy są prawie takie same. Prawie. Prawie robi różnicę.

Co więcej, czasami nie ma odrębnej umowy o zachowaniu poufności, a jej rolę pełni paragraf w umowie zasadniczej.

Miało być pięć wskazówek, bo to fajnie brzmi, ale wyszło sześć. I tak nie jest źle, gdyż zacząłem ciąć przy piętnastu. Zapraszam.

Jak zatem powinna wyglądać dobra umowa o zachowaniu poufności (NDA)?

Nie ma takiego wzoru umowy o poufności, który sprawdzi się w każdej sytuacji. Są jednak zasady, według których dobra umowa o zachowaniu poufności powinna być napisana.

Na skutek zawarcia umowy o zachowaniu poufności przedsiębiorca powinien mieć więcej praw, niż gdyby jej nie podpisał. Powinien poprawić swoją sytuację prawną. Wydaje się to oczywiste, ale nie jest. Przedsiębiorcy często nieświadomie ograniczają swoje uprawnienia z tytułu tajemnicy przedsiębiorstwa. Dlatego NDA, które dajemy do podpisu pracownikowi albo które proponuje druga strona, należy czytać z uwagą.

1. Sprecyzowanie tego, co jest poufne

Przede wszystkim należy sprecyzować informacje, które mają być zachowane w poufności. Samo odwołanie się do definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, albo nawet jej powtórzenie, może okazać się niewystarczające. Definicja ta mówi o informacjach, które mają wartość gospodarczą, nie są ujawnione do wiadomości publicznej i przedsiębiorca przedsięwziął odpowiednie działania w celu zachowania ich poufności. Czyli jakich? Kto ma to ustalić?

Można to sprecyzować w toku wykonywania umowy, ale wiadomo, że wtedy często zapomina się o informowaniu drugiej strony o tym, co jest poufne. Dlatego lepiej nie zostawiać zbyt dużego pola do dyskusji. Warto przykładowo wymienić rodzaje informacji, które uznajemy za tajemnicę przedsiębiorstwa. Przykłady informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa znajdziesz w tym wpisie.

Umowa o zachowaniu poufności może również chronić informacje, które nie spełniają przesłanek do uznania ich za tajemnicę przedsiębiorstwa. Trzeba jednak dokładnie określić, o jakie informacje nam chodzi.

2. Określić cel, do którego informacje mogą być wykorzystane

Informacje przekazuje się drugiej stronie w jakimś celu. Warto w umowie skonkretyzować ten cel.  Niech będzie to jedyny cel, w jakim informacje mogą być wykorzystane.

3. Sposób postępowania z informacjami

Wszyscy wiemy, że zapobieganie jest ważniejsze niż leczenie. Przekładając to na nasze podwórko warto uświadomić sobie, że żadne odszkodowanie nie doprowadzi do pełnego naprawienia szkody powstałej na skutek ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Dlatego lepiej zapobiegać naruszeniu, niż dochodzić odszkodowania.

Jakkolwiek samo zobowiązanie odbiorcy informacji do zachowania poufności jest wystarczające do prawnego zabezpieczenia tajemnicy przedsiębiorstwa, to w NDA warto opisać minimalne techniczne i prawne środki bezpieczeństwa, jakie odbiorca powinien stosować.

W końcu chodzi nam o to, by informacja pozostała poufna, a nie o to, by mieć „papier”, tak na wszelki wypadek. Przykładowe wyliczenie środków bezpieczeństwa ma również charakter edukacyjny. Być może nasz kontrahent nawet nie pomyślałby o tym, że można je zastosować. Przykłady środków bezpieczeństwa podaję we wpisie o zasadzie relatywnej tajemnicy.

4. Odpowiedzialność za naruszenie poufności i kary umowne

Jeżeli nie mamy umowy o zachowaniu poufności, odbiorca tajemnicy przedsiębiorstwa ponosi odpowiedzialność tylko na podstawie art. 18 ustawy o zwalczeniu nieuczciwej konkurencji (UZNK) lub art. 415 kodeksu cywilnego. Jest to, w uproszczeniu, tak zwana odpowiedzialność deliktowa. Więcej na ten temat, możesz przeczytać w drugiej części wpisu dotyczącego działań, które należy podjąć po odejściu pracownika.

Przedsiębiorca dochodzący roszczeń na tej podstawie musi udowodnić wszystkie przesłanki odpowiedzialności. Jeżeli żąda naprawienia szkody, to musi udowodnić jej wysokość.

Tymczasem dokładne wykazanie wysokości szkody jest czasami utrudnione albo wręcz niemożliwe. Trudno jest wycenić utratę szansy na zawarcie umowy lub rozwinięcie nowego biznesu.

Kara umowna upraszcza ten problem. Tylko że kara umowna może wynikać wyłącznie z umowy. Umożliwia ona naprawienie szkody bez potrzeby prowadzenia trudnego postępowania dowodowego, gdyż można jej żądać nie wykazując faktu powstania szkody i jej wysokości. Wystarczy wykazać fakt naruszania umowy i fakt zastrzeżenia kary umownej na tą okoliczność.

Jeżeli kara umowna nie wystarczy na pokrycie szkody, to można dochodzić odszkodowania przewyższającego karę umowną, ale tylko pod warunkiem, że umowa na to pozwala. Warto to zapamiętać. Nie dopisanie tego zdania do umowy może dużo kosztować.

Tak więc, podsumowując, zawarcie umowy o zachowaniu poufności powoduje, że do odpowiedzialności deliktowej dodajemy drugą podstawę, odpowiedzialność kontraktową. Tutaj również musimy wykazać wysokość szkody w razie sporu, ale co najważniejsze, możemy wprowadzić karę umowną.

5. Czas trwania obowiązku poufności

Tajemnica trwa tak długo, jak informacja jest poufna i ma wartość gospodarczą (art. 11 UZNK). Może zatem trwać przez czas nieograniczony. Wprowadzanie ograniczeń czasowych nie leży więc w interesie przedsiębiorcy.

Inaczej wygląda sytuacja co do osób, które świadczyły pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego. Wtedy czas trwania poufności, a zarazem tajemnicy przedsiębiorstwa, wynosi trzy lata od ustania stosunku umownego, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy. W umowie możemy więc ten okres wydłużyć lub skrócić. Jeżeli nic nie zrobimy, będą to maksymalnie trzy lata.

6. Co robić po rozwiązaniu umowy, dla której zawarto NDA

Warto przewidzieć w umowie to, co odbiorca (pracownik, zleceniobiorca, klient, itp.) powinien zrobić z informacjami poufnymi po rozwiązaniu umowy albo po osiągnięciu uzgodnionego celu.

Najlepiej wprowadzić do umowy zobowiązanie do zwrócenia danych i zniszczenia ich kopii. Wtedy będzie jasne, że po rozwiązaniu umowy były pracownik, zleceniobiorca lub kontrahent nie powinien być w posiadaniu żadnych informacji, która stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Oczywiście poza tymi, które zapamiętał. Ale to jest już odrębny problem.

To tyle. Naprawdę starałem się, by było krótko, ale wyszło jak zwykle. Mam nadzieję, że w oparciu o te wskazówki będziesz mógł sprawdzić swoją umowę o zachowaniu poufności.

Zdjęcie: stanciuc, fotolia

Zasada relatywnej tajemnicy. Działania w celu zachowania poufności informacji. Przykłady środków bezpieczeństwa

Zasada relatywnej tajemnicy. Działania w celu zachowania poufności informacji. Przykłady środków bezpieczeństwa

Dlaczego przedsiębiorcy przegrywają sprawy o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa?

Najczęściej nie udaje im się wykazać, że utworzyli prawo tajemnicy przedsiębiorstwa.

Tymczasem informacja tylko wtedy staje się tajemnicą przedsiębiorstwa, jeżeli przedsiębiorca ma wolę, by była ona tajemnicą i wola ta jest rozpoznawalna dla innych osób. Mówiąc wprost – otoczenie musi wiedzieć, że cenimy i chronimy swoje tajemnice.

Bez takiej woli, nawet dorozumianej, informacja może mieć wartość gospodarczą, może być nieznana poza firmą, ale nie będzie tajemnicą.1 Każdy będzie mógł z niej skorzystać bez ograniczeń. W praktyce oczywiście najczęściej będzie to odchodzący pracownik.

Przedsiębiorca  musi zatem chcieć, by informacja była tajemnicą, musi to zakomunikować odbiorcom informacji oraz podjąć „niezbędne” lub „rozsądne w danych w danych okolicznościach” działania w celu zachowania poufności informacji (art. 11 UZNK i art. 39 ust 2 TRIPS). Te rozsądne w danych okolicznościach działania nazywane są zasadą relatywnej tajemnicy.

Hasło pod klawiaturą

W pierwszym odruchu chciałem napisać, że wystarczy zastosować zdrowy rozsądek, gdy uzmysłowiłem sobie, że w większości przegranych spraw właśnie tego zdrowego rozsądku zabrakło.

Przechowywanie hasła dostępu do komputera pod klawiaturą nie jest tylko obiegowym żartem.

To rzeczywistość. Oczywiście zabawna, ale nie dla przedsiębiorcy, który dowiaduje się, że jego dane transakcyjne, lista klientów i dostawców, itp., mogą być wykorzystane przez każdego. W tym przez odchodzącego pracownika w pierwszej kolejności.

Dlatego przedsiębiorca nie może zdać się na zdrowy rozsądek, tym bardziej, że chodzi tu o zdrowy rozsądek pracowników, a nie jego własny. A wszyscy wiemy, że statystyka jest nieubłagana i wśród wielu rozsądnych pracowników znajdzie się ten jeden rozsądny inaczej.

Dlatego zdrowy rozsądek należy wzmocnić odpowiednimi działaniami.

Zasada relatywnej tajemnicy

Działania przedsiębiorcy powinny zmierzać do osiągnięcia takiego stanu, w którym osoby trzecie chcąc zapoznać się z informacją, muszą doprowadzić do wyeliminowania przyjętych przez przedsiębiorcę mechanizmów zabezpieczających przed niekontrolowanym wypływem danych.2, 3 Są to zarówno działania prawne, jak i fizyczne.

Warto tu zwrócić uwagę na jeden z najnowszych wyroków dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa, w którym jest mowa o stosowaniu minimalnych środków zabezpieczenia. Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 15 listopada 2012 r., IACa 1024/12, stwierdził, że „nie jest tu wymagane podjęcie jakichś nadzwyczajnych środków zabezpieczenia, lecz jedynie zabezpieczeń niezbędnych, wręcz minimalnych na określonym polu pozyskiwania danych. Dlatego zabezpieczenie danych utrwalonych na elektronicznych nośnikach wymaga ograniczenia dostępu do nich poprzez wprowadzenie haseł dla określonego kręgu osób, co powodowa Spółka uczyniła”. Mimo tak korzystnego punktu widzenia dla przedsiębiorcy w tej sprawie, zalecam daleko idącą ostrożność w doborze środków bezpieczeństwa. W innych okolicznościach sąd może mieć bardziej rygorystyczne stanowisko.

Czyli upraszczając, żeby dostać się do informacji, trzeba naruszyć jakieś zabezpieczenia. Nie muszą to być zabezpieczenia ekstremalne. Mają być rozsądne w danych okolicznościach.

W pewnych okolicznościach wystarczy samo poinformowanie odbiorcy informacji o tym, że otrzymuje naszą tajemnicę przedsiębiorstwa, w innych zaś wymagane będzie zastosowanie większej ilości zabezpieczeń. Wszystko zależy od rodzaju informacji, rodzaju i wielkości przedsiębiorstwa.

Zgłaszający się do mnie przedsiębiorcy zazwyczaj bardzo wysoko wyceniają swoje szkody związane z naruszeniem tajemnicy przedsiębiorstwa. W grę wchodzą setki tysięcy złotych, czasami miliony. Dzieje się to jednak po fakcie, gdy przedsiębiorca już stracił klientów lub projekty, nad którymi pracował odchodzący pracownik, albo czuje bezpośrednie niebezpieczeństwo ich utraty. Wtedy pieniądze się nie liczą.

Z drugiej strony, gdy rozmawiamy przed powstaniem szkody na temat wprowadzenia polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, często okazuje się, że mamy do czynienia z „małą firmą” nie mającą środków i czasu na zabezpieczenia. Do przemyślenia.

Jakie środki bezpieczeństwa stosować, aby zabezpieczyć tajemnicę przedsiębiorstwa?

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest najlepszym prawnym zabezpieczeniem informacji. Należy ją stosować niezależnie od innych zabezpieczeń. Gdy nie jest możliwe zawarcie umowy o zachowaniu poufności, a chcemy lub musimy przekazać informacje poufne, należy przed przekazaniem informacji poinformować odbiorcę o tym, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa. Z prawnego punktu widzenia, jest to absolutne minimum.

Poniżej zamieszczam listę przykładowych i najprostszych zabezpieczeń, które składają się na zasadę relatywnej tajemnicy:

  • zawieranie umów o zachowaniu poufności,
  • informowanie odbiorców informacji, w tym pracowników, zleceniobiorców, dostawców, odbiorców, itp., o tym, że informacja jest poufna i powinni zachować ją w poufności,
  • stosowanie zasady „need to know”, czyli udostępnianie informacji tylko tym osobom, którym jest ona potrzebna; w uproszczeniu zasada ta zapobiega temu, by informacja była dostępna dla każdego, kto ma na to ochotę,
  • wprowadzenie zasady niszczenia zbędnych dokumentów i zasady czystego biurka,
  • zamykanie ważnych dokumentów w szafach z zamkiem lub w sejfie,
  • wprowadzenie indywidualnych haseł dostępu do komputerów i systemu informatycznego,
  • indywidualne hasła dostępu do baz danych,
  • monitoring i ograniczenia dostępu pracowników do ważnych pomieszczeń,
  • monitorowanie gości,
  • zabezpieczanie informacji podczas negocjacji, wprowadzenie zasad informowania pracowników o informacjach poufnych, klasyfikowanie informacji,
  • wprowadzenie zasad stosowania social media przez pracowników,
  • regularne szkolenia,
  • wywiad końcowy z odchodzącym pracownikiem.

Nie są to oczywiście wszystkie możliwe zabezpieczenia, ale z pewnością ich prawidłowe stosowanie pozwoli na wykazanie, że firma posiada tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeżeli nie wykażemy przed sądem, że posiadamy prawo tajemnicy przedsiębiorstwa, to znaczy, że go po prostu nie mamy.

Wykazanie faktu istnienia prawa tajemnicy przedsiębiorstwa jest pierwszym i najważniejszy krokiem w razie sporu o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa. Jest warunkiem dla wszystkich roszczeń.

A jakie środki zabezpieczające tajemnicę przedsiębiorstwa są stosowane w Waszych firmach? I jak je oceniacie – są skuteczne, czy nie?

  1. Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 3 października 2000 r., I CKN 304/00
  2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 czerwca 2003 r., IV CKN 211/01
  3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 września 2001 r., I CKN 1159/00

Bądź na bieżąco!

Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie na podany adres e-mail informacji o nowościach, produktach, usługach, promocjach i ofertach bloga Tajemnica Przedsiębiorstwa.

Wiadomości wysyłam nieczęsto, a Twoje dane będą u mnie bezpieczne.

Zapisałeś się, sprawdź swoją skrzynkę e-mail i potwierdź chęć otrzymywania moich listów.