Przewodnik po moim blogu

Przewodnik po moim blogu

Jeżeli czytasz mojego bloga dla przyjemności, popijając kawę, a mam nadzieję, że tak właśnie jest, to masz czas, by sobie w nim pogrzebać i znaleźć to, co Cię interesuje.

Czasami jednak trafiasz tu, by poczytać o swoim konkretnym problemie, a wtedy nie masz czasu na szukanie.

Zauważyłem również, że większość osób czyta tylko kilka pierwszych artykułów, a te najlepsze i najbardziej wartościowe artykuły wcale nie są czytane tak często, jak na to zasługują. Tymczasem obecnie na moim blogu jest ponad 100 wpisów, z czego, skromnie mówiąc, świetnych jest co najmniej 99.

Są tu artykuły dla właścicieli firm, pracodawców, pracowników, freelancerów, wspólników, członków zarządu, członków rady nadzorczej, pracowników HR, osób zajmujących się ochroną informacji, a nawet prawników. Na pewno kogoś pominąłem. Praktycznie każdy znajdzie tu coś dla siebie. Dlatego postanowiłem zrobić ten przewodnik. (więcej…)

Tajemnica przedsiębiorstwa a wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zbliża się sezon zatwierdzania sprawozdań finansowych, więc jak zwykle pojawia się pytanie, co wspólnik może wiedzieć o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i czy sprawozdanie finansowe spółki stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.

Takie pytania pojawiają się najczęściej w spółkach, które mają wspólników niezaangażowanych w ich prowadzenie albo w spółkach, w których występuje spór między wspólnikami lub też jeden ze wspólników prowadzi jednocześnie działalność konkurencyjną wobec spółki.

Wbrew dość powszechnemu przekonaniu, wspólnik nie musi wiedzieć o spółce wszystkiego. Jeżeli nie jest jednocześnie członkiem zarządu spółki lub członkiem rady nadzorczej, to jego dostęp do informacji o spółce może być mocno ograniczony.

Indywidualne prawo kontroli wspólnika a tajemnica przedsiębiorstwa

W spółkach, w których wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu, problem obiegu informacji zazwyczaj nie występuje.

Członkowie zarządu na bieżąco omawiają sprawy, a gdy jest potrzeba podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, nie wychodząc nawet z gabinetu zarządu robią sobie nadzwyczajne zgromadzenie wspólników w trybie nieformalnym. Taka dwoistość funkcji powoduje inne problemy. Jednym z nich, bardzo często spotykanym, jest zawieranie nieważnych umów pomiędzy członkami zarządu, a spółką. Członkowie zarządu zapominają bowiem o tym, że w umowach z nimi spółkę musi reprezentować pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza (art. 210 k.s.h.). Ale nie o tym chciałem pisać. Nie będę również pisał o tym, co czasami się zdarza, że członek zarządu nie jest dopuszczany do wykonywania swoich obowiązków. To jest całkiem inna historia.

Problem powstaje zazwyczaj wtedy, gdy jeden ze wspólników przestaje pełnić funkcję członka zarządu i jednocześnie pojawiają się między wspólnikami nieporozumienia. Wówczas członkowie zarządu, a w rzeczywistości wspólnicy lub wspólnik większościowy, mogą utrudnić, a czasem uniemożliwić, takiemu wspólnikowi dostęp do informacji. (więcej…)

5 prostych słów. Powiedz to!

No po prostu, ile można? Ile razy można słuchać tego samego?Keyboard with Time For Action Button.

Postanowiłem sobie, że nie będę o tym pisał, bo komuś może być przykro, ale nie wytrzymałem. Po to przecież piszę ten blog, by Ci pomóc. Z drugiej strony, jeżeli nie jesteś stałym czytelnikiem mojego bloga, tylko wpadłeś tu na chwilę, bo akurat masz problem, to być może już jest za późno.

Powiedz mi, co robisz, gdy kupujesz do swojej firmy nowy samochód, dajmy na to, żeby nie było, że to jest samochód osobowy, ciągnik siodłowy? Jeszcze zanim wyjedziesz nim na drogę? No co? Kupujesz ubezpieczenie AC. Ponieważ boisz się, że ktoś Ci go ukradnie albo po prostu spowodujesz wypadek i go skasujesz.

A teraz powiedz mi, co w Twojej firmie ma prawdziwą wartość. Co powoduje, że Twoja firma zarabia pieniądze? Samochody, biurka i komputery? No nie. Oczywiście, że nie. Głupie pytanie, ale musiałem je zadać. To wszystko można kupić za pieniądze i do tego na kredyt.

Ta wartość, to informacje. To dzięki nim zdobywasz klientów, wiesz, co oni chcą kupić, wiesz, jak im to dostarczyć taniej, lepiej i szybciej niż konkurencja. To są informacje o klientach i ich potrzebach. Produktach i dostawcach. Know-how, czyli co działa, i negatywne know-how, czyli co nie działa. Są to informacje, które poza Twoją firmą najczęściej nie występują, nie są powszechnie znane. To jest Twoja przewaga konkurencyjna.

I teraz powiedz mi proszę, co zrobiłeś, by zabezpieczyć tę przewagę konkurencyjną. Nic?

Zostawiłeś ten nowy samochód na parkingu przed supermarketem z kluczkami w stacyjce, a na siedzeniu pasażera położyłeś dokumenty i podpisaną przez siebie umowę darowizny z wolnym miejscem na wypełnienie przez znalazcę. Gratuluję. To bardzo szczodre z Twojej strony. Z pewnością znajdzie się ktoś, kto chętnie przyjmie taki prezent. Legalnie. Za darmo. Będzie Ci oczywiście bardzo wdzięczny. A ty otrzymasz tytuł idioty roku.

Tak właśnie dzieje się z Twoją przewagą konkurencyjną, jeżeli nie podejmiesz minimalnych działań w celu zachowania poufności tych informacji. Podarujesz ją swoim pracownikom i konkurentom. Dostaną ją za darmo, legalnie, zgodnie z prawem. A ty będziesz następnym gościem, który opowiada, że „w tym kraju nie ma prawa”. Jest, i to bardzo dobre. Przynajmniej, jeżeli chodzi o tajemnicę przedsiębiorstwa. Tylko Ty go nie znasz.

Pięć prostych słów

To jest moja tajemnica przedsiębiorstwa.

Powtórz.

Powiedz to głośno: to jest moja tajemnica przedsiębiorstwa. A teraz zwołaj wszystkich pracowników i powtórz im to. To nic nie kosztuje. Powiedz im, co w twojej firmie jest tajemnicą przedsiębiorstwa. Od tej chwili będziesz ją miał.

Wszystko jest na moim blogu

Na moim blogu masz wszystko, byś mógł samodzielnie, za darmo, bez żadnych kosztów, mieć tajemnicę przedsiębiorstwa. Ponad sto merytorycznych artykułów.

Tu masz wpis o tym, co to jest tajemnica przedsiębiorstwa:

O co chodzi z tą tajemnicą przedsiębiorstwa.

Tu masz wpis o tym, jak ją utworzyć:

5 kroków – jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa

Tu masz wpis o tym, jakie działania podjąć w celu zachowania poufności:

Zasada relatywnej tajemnicy. Przykłady środków bezpieczeństwa.

Tu masz wpis o tym, co możesz zrobić, gdy odchodzi pracownik i wykorzystuje tajemnicę przedsiębiorstwa:

Armagedon, czyli co zrobić po odejściu pracownika.

A tu masz artykuł o tym, co Cię czeka, gdy nic nie zrobisz:

Przejęcie 70% klientów w ciągu jednego miesiąca.

Twój pracownik już tu był

Mam dla Ciebie następną wiadomość. Otóż Twój pracownik już dawno przeczytał mojego bloga. Od deski do deski. Przeczytał go i wie, czy masz tajemnicę przedsiębiorstwa. Zgodnie z prawem zakończy z Tobą współpracę, zgodnie z prawem założy własność działalność gospodarczą i zgodnie z prawem przejmie Twoich klientów. Zgodnie z prawem, gdyż nie masz tajemnicy przedsiębiorstwa, a on o tym wie. Tylko że Ty dowiesz się o tym czytając ten artykuł, gdy będziesz szukał sposobu obrony przed byłym pracownikiem.

I wiesz co, zgadnij, co zrobi Twój były pracownik w swojej nowej firmie? Wprowadzi tajemnicę przedsiębiorstwa. Nie będzie ryzykował. I bardzo dobrze, przecież wie, co może się wydarzyć.

Przetrwają najsilniejsi.

Jeżeli ten wpis Ciebie nie dotyczy, to prześlij go swojemu znajomemu, który być może go potrzebuje. Będzie Ci za to wdzięczny.

Spór między wspólnikami i członkami zarządu, a odpowiedzialność członków zarządu za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa i zakazu konkurencji

Rozstanie wspólnika ze spółką to bolesny proces. Nawet jeżeli jest następstwem sprzedaży udziałów na rzecz inwestora i wiąże się z otrzymaniem satysfakcjonującej ceny. Założyciel spółki traktuje swoje dzieło bardzo osobiście. Tym bardziej więc bolesne jest przymusowe rozstanie ze spółką, będące wynikiem konfliktu z pozostałymi wspólnikami.

W wielu spółkach kapitałowych wspólnicy często pełnią jednocześnie funkcję członków zarządu. Nie jest to szczęśliwe rozwiązanie z punktu widzenia ich odpowiedzialności. Jest to jednak naturalne następstwo ich osobistego zaangażowania w prowadzenie spraw spółki, tego, że na początku byli jedynymi pracownikami firmy. To ich osobista praca, zaangażowanie i pomysły były podstawą sukcesu oraz rozwoju spółki.

Konflikt między wspólnikami

Z biegiem czasu, gdy spółka osiąga sukces i zatrudnia wielu pracowników, zapomina się o tym. Liczą się bieżące sprawy. I właśnie w tych bieżących sprawach dochodzi do różnicy zdań, która czasami przeradza się w konflikt. Rezultatem takiego konfliktu może być przymusowe lub dobrowolne wyjście wspólnika ze spółki.

Jest to najczęściej moment, w którym były wspólnik i członek zarządu zakłada nową spółkę i zaczyna prowadzić działalność konkurencyjną. Jako że uznaje się za ojca sukcesu spółki z której został wyproszony, w nowej firmie stosuje te same rozwiązania, korzysta z tych samych dostawców, oferty kieruje do tych samych klientów oraz proponuje zatrudnienie pracownikom spółki, z którymi współpracował. Uważa, że ma do tego prawo. Przecież sam ich pozyskał w poprzedniej spółce.

Właśnie wtedy często dochodzi do naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Z punktu widzenia prawa taka sytuacja niczym nie różni się od naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa przez pracownika lub byłego pracownika. Członek zarządu i wspólnik nie ma żadnych praw do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa spółki. Nawet wówczas, gdy posiada sto procent kapitału zakładowego.

Konkurencja ze strony byłego członka zarządu

Jeżeli spółka nie podpisała z członkiem zarządu umowy o zakazie konkurencji, to po ustaniu mandatu jest on ograniczony tylko prawem tajemnicy przedsiębiorstwa i ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jak pokazuje doświadczenie, konkurencja ze strony byłego członka zarządu jest dla spółki szczególnie wyniszczająca. Przykład takiej sprawy opisałem artykule Przejęcie 70% klientów w ciągu jednego miesiąca.

Negatywne know-how i tajemnica przedsiębiorstwa

Jednym z elementów audytu tajemnicy przedsiębiorstwa jest ustalenie, jakie informacje mają dla firmy wartość gospodarczą. Rozmawiam na ten temat z klientami i bardzo często okazuje się, że taką wartość mają dla nich nie tylko informacje o tym, że coś działa, ale także informacje o tym, że coś nie działa. Informacje o niepowodzeniach, ślepych uliczkach. Co więcej, czasami dochodzą do wniosku, że te informacje są więcej warte, niż to, że coś działa. Jak to jest możliwe?

Przedsiębiorcy skupiają się na tym, by chronić pozytywne know-how, czyli informacje, na których zarabiają pieniądze. I bardzo dobrze. Zapominają jednak o tym, że by dojść do tego, że coś działa, musieli wcześniej wydać porządne pieniądze na różnego rodzaju próby. Ogólnie mówiąc, na badania i rozwój.

Nie wszystkie pomysły od razu wypalają. Wiele informacji, zwłaszcza technicznych i technologicznych, wypracowuje się metodą prób i błędów. Czasami świetny na pierwszy rzut oka pomysł po kilku miesiącach pracy zespołu okazuje się być już mniej świetnym pomysłem. Dziurą, do której wyrzucono pieniądze. Trzeba zrobić kilka kroków do tyłu i zacząć od nowa. Być może takich ślepych uliczek przed wytworzeniem know-how, czyli tego, co działa, było kilka. Pomyśl sobie, ilu ludzi nad tym pracowało. Pomyśl, ile czasu Ci to zajęło. Ile pieniędzy na to wydałeś. Czy informacja o tych niepowodzeniach ma jakąś wartość? Dla Ciebie taką, że już drugi raz tego samego błędu nie popełnisz.

A dla konkurenta? Olbrzymią. Mając tę wiedzę nie popełni twoich błędów, zaoszczędzi pieniądze, które ty wydałeś na badania. Zaoszczędzi czas, przyspieszy własny rozwój. Zniweluje twoją strategiczną przewagę konkurencyjną.

Informacje będące negatywnym know-how nabierają szczególnego znaczenia wtedy, gdy pracownik znający twoje niepowodzenia zmienia pracę i podejmuje zatrudnienie u konkurenta.

Przykłady negatywnego know-how

W naturalny sposób wiedza o niepowodzeniach w osiąganiu jakiegoś celu występuje tam, gdzie mamy do czynienia z kwestiami technicznymi i technologicznymi. Tam najczęściej widać, że jakieś działania nie przyniosły spodziewanego rezultatu.

Niemniej negatywne know-how występuje w każdym rodzaju przedsiębiorstw i w każdym obszarze działalności firmy. Mogą nim być również informacje organizacyjne lub informacje występujące w dziale sprzedaży i marketingu. Trzeba tylko się dobrze rozejrzeć.

Świetnym przykładem negatywnego know-how jest informacja o tym, że „złoty pociąg” nie znajduje się w jakiejś lokalizacji, mimo że można podejrzewać, że się tam znajduje. Gdyby poszukiwacze skarbów o tym wiedzieli, zaoszczędziliby sobie wielu wydatków. Innym przykładem może być to, że na danym obszarze nie występują pokłady gazu łupkowego nadające się do eksploatacji. Po co szukać tam, gdzie wiadomo, że nic nie ma.

Negatywnym know-how jest na przykład:

  • wiedza o tym, że jakiś kanał lub sposób sprzedaży nie sprawdza się w odniesieniu do danego towaru lub usługi,
  • wiedza o działaniach marketingowych, które w danej branży nie przyniosły rezultatów,
  • wiedza o tym, że materiał od danego dostawcy nie spełnia oczekiwań producenta przy wytwarzaniu jakiegoś detalu,
  • wiedza o tym, co się nie sprzedaje, nie działa, nie przyjęło się lub budzi negatywne emocje u klientów.

Przykłady można mnożyć. W każdym wypadku konkurent, który uzyska takie negatywne know-how, zaoszczędzi na tym czas i pieniądze.

Kiedy negatywne know–how stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa

W niektórych wypadkach bardzo trudno jest odróżnić negatywne know-how od ogólnie dostępnej wiedzy, umiejętności lub doświadczenia, czyli tak zwanego pracowniczego know-how. To pracodawca musi udowodnić, że gdyby nie praca u niego, na przykład podczas badań lub poszukiwania nowego produktu, pracownik nie miałby dostępu do tej informacji. Negatywne know-how tylko wtedy będzie stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa, gdy pracownik zapoznał się z nim u danego pracodawcy i gdyby nie ta praca, nie zrobiłby tego.

Oczywiście informacja ta musi spełniać pozostałe, poza wartością gospodarczą, dwie przesłanki do uznania jej za tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli musi być poufna i pracodawca musi przedsięwziąć względem niej odpowiednie działania w celu zachowania jej poufności.

Wnioski

Zwróć uwagę nie tylko na te informacje, na których zarabiasz i które są podstawą funkcjonowania firmy, ale również na te, które stanowią wynik nieudanych prac badawczo-rozwojowych, doświadczeń, poszukiwania nowych produktów lub usług, nieudanych przedsięwzięć organizacyjnych. Informacja o tym, co nie działa, jest czasami bardzo cenna.

Jeżeli uznasz, że masz takie informacje, powinieneś objąć je taką samą ochroną, jak każdą inną tajemnicę przedsiębiorstwa. Jak to zrobić, możesz przeczytać w innym wpisie.

Jeżeli uważasz, że ten artykuł jest ciekawy, prześlij go proszę znajomym korzystając na przykład z poniższych przycisków.

[FM_form id=”4″]

Jak chronić informacje: oznaczanie dokumentów elektronicznych znakiem wodnym POUFNE

To bardzo niemiłe uczucie, gdy wiesz, że Twoja baza danych znajduje się na serwerze konkurenta. Sytuacja jest jeszcze gorsza, gdy nie wiesz, jak to udowodnić. Prosty plik Word lub Excel może zawierać całą historię Twojej firmy. Co sprzedajesz, komu i za ile. Historię transakcji, ceny, marże, upusty, i tak dalej. Do tego dochodzą skany umów, raporty, zestawienia, informacje techniczne.

Jak pokazuje praktyka, pracownicy bardzo często zabierają ze sobą pliki z wartościowymi informacjami. Zdarza się, że wgrywają je do służbowego komputera lub nawet na serwer nowego pracodawcy.

Uchronienie się przed zabraniem plików przez odchodzącego pracownika jest praktycznie niemożliwe. Pliki te krążą pomiędzy komputerami pracowników, są przesyłane na ich laptopy, kopiowane na pendrive, wysyłane mailem. Odchodzący pracownik bardzo łatwo może skopiować gigabajty, a nawet terabajty danych. Przykład takiej sprawy w Polsce możesz znaleźć tutaj, a w Stanach zjednoczonych tutaj.

Były pracownik wie, że te dane są Twoją tajemnicą przedsiębiorstwa. Na sto procent jednak powie, że nie miał pojęcia, że jakieś informacje w firmie były poufne. Nikt mu tego nie powiedział, a przecież nie ma obowiązku się domyślać. To pracodawca powinien był, jeżeli chciał mieć tajemnicę przedsiębiorstwa, powiadomić go o tym. Trzeba było mówić.

Również nowy pracodawca powie, że nie miał pojęcia, iż jego pracownik wgrał na serwer historię transakcji konkurenta. Bo niby skąd miał to wiedzieć. Wszyscy w to wierzymy, prawda?

Jak zatem zetrzeć im z twarzy ten uśmiech?

Tajemnica przedsiębiorstwa nie jest prawem, które powstaje samo z siebie, tylko dlatego, że masz wartościowe, nieujawnione do wiadomości publicznej informacje. Takie informacje mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa tylko wówczas, gdy podejmiesz racjonalne działania w celu zachowania ich poufności. Działania te określane są stanem relatywnej tajemnicy. Więcej na ten temat możesz przeczytać w innym wpisie.

Dobrym sposobem na powiadomienie każdej osoby, która otworzy plik Word lub Excel, że zawiera on naszą tajemnicę przedsiębiorstwa, jest umieszczenie w nim znaku wodnego oraz zrobienie nagłówka lub stopki z odpowiednią informacją. Jest to pomocne także w razie utraty sprzętu lub przenośnego dysku. Wiadomo, że takie sytuacje nie powinny mieć miejsca, ale się zdarzają.

Możesz zapytać, po co tyle zachodu, skoro nagłówek i znak wodny można usunąć? Otóż po to, by w razie incydentu móc powiedzieć, że podjąłeś racjonalne działania w celu zachowania poufności informacji. W zasadzie relatywnej tajemnicy nie chodzi o to, by coś było objęte absolutną, niemal grobową tajemnicą. Chodzi o to, by stworzyć takie bariery, by osoby trzecie musiały doprowadzić do wyeliminowania mechanizmów zabezpieczających przed niekontrolowanym wypływem danych. Samo usunięcie znaku wodnego jest wyeliminowaniem mechanizmu zabezpieczającego.

Trzeba również uwzględnić to, że gdy były pracownik skopiuje tysiące plików, to nie będzie mu się chciało, ani nie będzie miał możliwości, usuwać znaku wodnego z każdego pliku.

Jest jeszcze jeden istotny aspekt. Przytłaczająca część firm działa i chce działać zgodnie z prawem, lecz nie jest przygotowana na pomysłowość nowych pracowników. Bardzo często zdarza się, że nowy pracodawca rzeczywiście nie wie o tym, że takie pliki znajdują się w jego systemie informatycznym. Nie ma odpowiednich procedur zabezpieczających przed wykorzystywaniem cudzych tajemnic przedsiębiorstwa. W ten sposób ułatwiamy mu to zadanie.

Sobie natomiast załatwiamy to, że w razie zajęcia komputerów przez prokuraturę będziemy mogli udowodnić fakt posiadania, a zapewne też fakt wykorzystania, naszej tajemnicy przedsiębiorstwa. Poniżej znajdziesz instrukcję wstawiania znaku wodnego.

Znak wodny „POUFNE”, „TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA”

Microsoft Word, poza możliwością wstawienia nagłówka i stopki, daje możliwość wstawienia znaku wodnego w poprzek całego dokumentu. Znak wodny jest widoczny zarówno na monitorze, jak i na wydruku. Nie da się go nie zauważyć.

Warto wdrożyć to jako standardową procedurę. W razie wycieku danych oraz w razie sporu taki znak wodny będzie bezcenny. Oczywiście powinna to być jedna z Twoich procedur ochrony informacji.

Jak to zrobić w Wordzie możesz przeczytać na stronie pomocy Microsoft:

Wstawianie lub zmienianie znaku wodnego.

[FM_form id=”4″]

Jeżeli uważasz, że ten artykuł przyda się komuś, prześlij go proszę dalej, korzystając na przykład z poniższych przycisków. Zależy mi, by jak najwięcej osób go przeczytało.

Bądź na bieżąco!

Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie na podany adres e-mail informacji o nowościach, produktach, usługach, promocjach i ofertach bloga Tajemnica Przedsiębiorstwa.

Wiadomości wysyłam nieczęsto, a Twoje dane będą u mnie bezpieczne.

Zapisałeś się, sprawdź swoją skrzynkę e-mail i potwierdź chęć otrzymywania moich listów.