Jak chronić informacje: oznaczanie dokumentów elektronicznych znakiem wodnym POUFNE

To bardzo niemiłe uczucie, gdy wiesz, że Twoja baza danych znajduje się na serwerze konkurenta. Sytuacja jest jeszcze gorsza, gdy nie wiesz, jak to udowodnić. Prosty plik Word lub Excel może zawierać całą historię Twojej firmy. Co sprzedajesz, komu i za ile. Historię transakcji, ceny, marże, upusty, i tak dalej. Do tego dochodzą skany umów, raporty, zestawienia, informacje techniczne.

Jak pokazuje praktyka, pracownicy bardzo często zabierają ze sobą pliki z wartościowymi informacjami. Zdarza się, że wgrywają je do służbowego komputera lub nawet na serwer nowego pracodawcy.

Uchronienie się przed zabraniem plików przez odchodzącego pracownika jest praktycznie niemożliwe. Pliki te krążą pomiędzy komputerami pracowników, są przesyłane na ich laptopy, kopiowane na pendrive, wysyłane mailem. Odchodzący pracownik bardzo łatwo może skopiować gigabajty, a nawet terabajty danych. Przykład takiej sprawy w Polsce możesz znaleźć tutaj, a w Stanach zjednoczonych tutaj.

Były pracownik wie, że te dane są Twoją tajemnicą przedsiębiorstwa. Na sto procent jednak powie, że nie miał pojęcia, że jakieś informacje w firmie były poufne. Nikt mu tego nie powiedział, a przecież nie ma obowiązku się domyślać. To pracodawca powinien był, jeżeli chciał mieć tajemnicę przedsiębiorstwa, powiadomić go o tym. Trzeba było mówić.

Również nowy pracodawca powie, że nie miał pojęcia, iż jego pracownik wgrał na serwer historię transakcji konkurenta. Bo niby skąd miał to wiedzieć. Wszyscy w to wierzymy, prawda?

Jak zatem zetrzeć im z twarzy ten uśmiech?

Tajemnica przedsiębiorstwa nie jest prawem, które powstaje samo z siebie, tylko dlatego, że masz wartościowe, nieujawnione do wiadomości publicznej informacje. Takie informacje mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa tylko wówczas, gdy podejmiesz racjonalne działania w celu zachowania ich poufności. Działania te określane są stanem relatywnej tajemnicy. Więcej na ten temat możesz przeczytać w innym wpisie.

Dobrym sposobem na powiadomienie każdej osoby, która otworzy plik Word lub Excel, że zawiera on naszą tajemnicę przedsiębiorstwa, jest umieszczenie w nim znaku wodnego oraz zrobienie nagłówka lub stopki z odpowiednią informacją. Jest to pomocne także w razie utraty sprzętu lub przenośnego dysku. Wiadomo, że takie sytuacje nie powinny mieć miejsca, ale się zdarzają.

Możesz zapytać, po co tyle zachodu, skoro nagłówek i znak wodny można usunąć? Otóż po to, by w razie incydentu móc powiedzieć, że podjąłeś racjonalne działania w celu zachowania poufności informacji. W zasadzie relatywnej tajemnicy nie chodzi o to, by coś było objęte absolutną, niemal grobową tajemnicą. Chodzi o to, by stworzyć takie bariery, by osoby trzecie musiały doprowadzić do wyeliminowania mechanizmów zabezpieczających przed niekontrolowanym wypływem danych. Samo usunięcie znaku wodnego jest wyeliminowaniem mechanizmu zabezpieczającego.

Trzeba również uwzględnić to, że gdy były pracownik skopiuje tysiące plików, to nie będzie mu się chciało, ani nie będzie miał możliwości, usuwać znaku wodnego z każdego pliku.

Jest jeszcze jeden istotny aspekt. Przytłaczająca część firm działa i chce działać zgodnie z prawem, lecz nie jest przygotowana na pomysłowość nowych pracowników. Bardzo często zdarza się, że nowy pracodawca rzeczywiście nie wie o tym, że takie pliki znajdują się w jego systemie informatycznym. Nie ma odpowiednich procedur zabezpieczających przed wykorzystywaniem cudzych tajemnic przedsiębiorstwa. W ten sposób ułatwiamy mu to zadanie.

Sobie natomiast załatwiamy to, że w razie zajęcia komputerów przez prokuraturę będziemy mogli udowodnić fakt posiadania, a zapewne też fakt wykorzystania, naszej tajemnicy przedsiębiorstwa. Poniżej znajdziesz instrukcję wstawiania znaku wodnego.

Znak wodny „POUFNE”, „TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA”

Microsoft Word, poza możliwością wstawienia nagłówka i stopki, daje możliwość wstawienia znaku wodnego w poprzek całego dokumentu. Znak wodny jest widoczny zarówno na monitorze, jak i na wydruku. Nie da się go nie zauważyć.

Warto wdrożyć to jako standardową procedurę. W razie wycieku danych oraz w razie sporu taki znak wodny będzie bezcenny. Oczywiście powinna to być jedna z Twoich procedur ochrony informacji.

Jak to zrobić w Wordzie możesz przeczytać na stronie pomocy Microsoft:

Wstawianie lub zmienianie znaku wodnego.

[FM_form id=”4″]

Jeżeli uważasz, że ten artykuł przyda się komuś, prześlij go proszę dalej, korzystając na przykład z poniższych przycisków. Zależy mi, by jak najwięcej osób go przeczytało.

E-kurs: Przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji w biurach rachunkowych

E-kurs: Przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji w biurach rachunkowych

Kurs Przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji w biurze rachunkowymJeśli zaglądałeś kiedykolwiek na stronę o mnie, to wiesz już, że przeciwdziałanie nieuczciwej konkurencji jest moją pasją zawodową. Właśnie dlatego prowadzę tego bloga. Dzielę się wiedzą, pomagam przedsiębiorcom radzić sobie z nieuczciwą konkurencją i nieuczciwymi pracownikami. Pomagam też pracownikom zgodnie z prawem odchodzić z pracy i podejmować nowe zatrudnienie lub rozpocząć biznes.

Interesuję się tą tematyką, ponieważ zawsze poruszają mnie szkody związane z nieuczciwą konkurencją. I to szkody w podwójnym znaczeniu: materialne i emocjonalne. Utrata tajemnicy przedsiębiorstwa położyła już niejedną firmę, a dodatkowo prawie zawsze połączona jest z naruszeniem zaufania, lojalności, często więzi przyjacielskich, a nawet rodzinnych.

Zależy mi, by jak najwięcej przedsiębiorców wiedziało, jak ochronić się przed tymi szkodami. Zdecydowanie wolę zapobiegać, niż później prowadzić ciągnące się sprawy karne i cywilne. Zawsze też podkreślam, że zapobieganie utracie tajemnicy przedsiębiorstwa jest najważniejsze, bo raz utraconej przewagi konkurencyjnej nie da się odzyskać. Żadne odszkodowanie nie wyrówna szkód w pełni i nie przywróci stanu poprzedniego.

Zapobieganie szkodom nie jest trudne, wymaga jednak wiedzy i włożenia pracy we wdrożenie procedur ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w swojej firmie.

Wiem, że mam już stałych Czytelników i bardzo Wam za to dziękuję. Poza olbrzymią satysfakcją, to dla mnie również duże zobowiązanie. Niektórzy z Was w międzyczasie stali się moimi Klientami. Nie wszyscy jednak mogą skorzystać z moich usług, z różnych względów. Brak czasu, odległość, niechęć do wydawania pieniędzy, koszty. Ta pierwsza przyczyna jest chyba jednak najczęstsza – skupiamy się na bieżących problemach, rozwijamy, biegniemy do przodu… Czas na zastanowienie przychodzi często w wolnych chwilach, zaskakująco dużo osób czyta mojego bloga w dni świąteczne, weekendy i w nocy.

Dlatego staram się, by mój blog stanowił dobre źródło informacji. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy pracodawcą, znajdziesz na nim odpowiedź na większość pytań, jakie mogą Ci się pojawić w związku z tajemnicą przedsiębiorstwa i zakazem konkurencji.

Moim podstawowym celem jest, byś mógł samodzielnie, w oparciu o zawartość mojego bloga, wprowadzić w swojej firmie politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, napisać umowę o zachowaniu poufności, zakazie konkurencji. Wymaga to jednak zapoznania się z blogiem, poszukania odpowiednich artykułów, pasujących do Twojej sytuacji. Poświęcenia czasu.

Rozmyślając nad tym, jak mogę jeszcze pomóc przedsiębiorcom przy ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa, doszedłem do myśli o e-kursie. Jest tańszy niż zamówiony u mnie audyt i komplet procedur, dostępny 24/h, bo ja jednak sypiam 🙂 , i bardziej uporządkowany niż blog.

Oczywiście, napisałem ten kurs także dla zarobku. Ale nie był to najważniejszy powód. Wręcz przeciwnie, obawiam się, że trochę strzelam sobie w kolano… Czas pokaże.

Nie zdecydowałem się na ogólny kurs dla wszystkich branż, gdyż byłby zbyt obszerny i nieprzydatny do samodzielnego zastosowania. Byłaby to następna pozycja dla profesjonalistów, a nie dla przedsiębiorców. Nie o to mi chodzi. Zwłaszcza, że dokumenty przygotowane z uwzględnieniem specyfiki branżowej są lepsze.

Pierwsza edycja kursu była sprzedawana przez zaprzyjaźniony portal podatki.biz. Obecnie przygotowuję nową edycję kursu, poprawioną i wzbogaconą o dodatkowe wsparcie. Spodziewam się uruchomić sprzedaż pod koniec lutego. Jeśli interesuje Cię E-kurs pozwalający na samodzielne, skuteczne i sprawne zabezpieczenie biura rachunkowego przed nieuczciwą konkurencją ze strony pracowników, zapisz się na listę oczekujących.

Przygotowałem ten kurs w taki sposób, byś otrzymał niezbędną wiedzę i dokumenty, nauczył się je poprawnie stosować i przekonać do tej idei swój personel. To bardzo ważne, żeby pracownicy zrozumieli, że ochrona firmy leży także w ich interesie.

[FM_form id=”6″]

Jeśli podoba Ci się ten blog i idea tego kursu, proszę puść tę informację dalej. Przydatne przyciski znajdziesz niżej.

5 poziomów ochrony informacji pracodawcy w relacjach z pracownikami

5 poziomów ochrony informacji pracodawcy w relacjach z pracownikami

poziomy ochrony

Praktyka pokazuje, że osobami które najczęściej wykorzystują informacje poufne na szkodę pracodawcy, są pracownicy. Jak zatem wygląda sytuacja prawna pracodawcy?

Poniżej przedstawiam kilka poziomów ochrony informacji, które wyodrębniłem z uwagi na ich skuteczność dla pracodawcy. Im poziom wyższy, tym lepszy. Jak zwykle, wzrastający
poziom ochrony wynika z podwyższonej staranności pracodawcy, w tym zwłaszcza rodzaju umów, które podpi
sał z pracownikiem.

Jak sądzisz, na jakim poziomie ochrony informacji znajduje się Twoja firma?

Poziom pierwszy – nie zrobiłeś nic

Podpisałeś tylko
umowę o pracę i jesteś zadowolony. Powiem tak. Ty to jesteś luzak!

Ale ok, nie jesteś sam. Jesteś w naprawdę licznym towarzystwie pracodawców, którym pracownicy są wdzięczni za taką szczodrość.

Nie oznacza to jednak, że nie jesteś chroniony. Po prostu podlegasz ochronie wynikającej z Kodeksu pracy. Wbrew obiegowym opiniom, nie jest aż tak źle. W czasie trwania stosunku pracy, z samego tylko faktu bycia pracownikiem, pracownik zobowiązany jest:

a) dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz

b) zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 100 § 2 pkt. 4 k.p.).

 

Są to podstawowe obowiązki pracownika. Istnieją one niezależnie od tego, czy podpisano z nim jakąkolwiek inną umowę.

Musisz jednak uwzględnić jedną bardzo ważną kwestię. Ochrona ta obowiązuje tak długo, jak długo pracownik jest pracownikiem. Czyli wygasa z chwilą rozwiązania umowy o pracę. Od chwili rozwiązania umowy o pracę pracownik może wykorzystywać informacje stanowiące o twojej przewadze konkurencyjnej – dane klientów, dostawców, ceny, technologię, itp. Już od następnego dnia może być twoim konkurentem na sto procent, bez żadnych ograniczeń (zakładamy, że nie podpisałeś umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy). Jeżeli zrobi to wcześniej, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą. Więcej na ten temat możesz przeczytać w innym wpisie na moim blogu.

Samo tylko podpisanie umowy o pracę nie powoduje powstania prawa tajemnicy przedsiębiorstwa. Być może masz tajemnicę przedsiębiorstwa, ale wynika to z dodatkowych działań, o których niżej.

Poziom drugi

Podjąłeś działania w celu zachowania poufności informacji, które mają wartość dla twojej firmy, ale nie podpisałeś umów o zachowaniu poufności. Przykładowo, poinformowałeś pracowników o tym, że jakieś informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i zastosowałeś uzasadnione w danych okolicznościach działania w celu zachowania poufności informacji (więcej na temat racjonalnych działań w celu zachowania poufności informacji i relatywnej tajemnicy możesz przeczytać w tym wpisie). Nie podpisałeś jednak z pracownikami umów o zachowaniu poufności. Jeżeli działania są odpowiednie do rodzaju informacji, masz prawo tajemnicy przedsiębiorstwa.

Co to oznacza?

Oznacza to, że pracownik zobowiązany jest do zachowania informacji w tajemnicy w czasie trwania umowy o pracę oraz dodatkowo przez okres 3 lat od ustania zatrudnienia. Nie może w tym czasie tych informacji wykorzystywać, ujawniać lub przekazywać osobom trzecim.

Trzy lata w odniesieniu do niektórych informacji to trochę mało. Na przykład informacje techniczne lub technologiczne (tzw. know-how) albo receptury czy dane o dostawcach, mogą mieć dłuższy okres ważności.

Poziom trzeci

Poza działaniami o których mowa wyżej, podpisałeś z pracownikiem umowę o zachowaniu poufności.

Co to oznacza?

W takiej umowie możesz wydłużyć okres związania tajemnicą przedsiębiorstwa ponad trzy lata, a nadto możesz wprowadzić karę umowną za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa po ustaniu stosunku pracy.

Więcej na ten temat możesz przeczytać na moim blogu w artykule pod tytułem „6 wskazówek, jak powinna wyglądać dobra umowa o zachowaniu poufności”.

Poziom czwarty

Ten poziom ochrony informacji masz wtedy, gdy poza opisanymi wyżej działaniami wprowadziłeś w swojej firmie politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jest to coś znacznie więcej, niż tylko podpisanie umów o zachowaniu poufności. To system ochrony informacji biznesowych służący identyfikacji i ochronie informacji decydujących o przewadze konkurencyjnej firmy.

W ramach tego systemu mieści się również szkolenie pracowników oraz podpisywanie umów o zakazie konkurencji, w czasie i po ustaniu stosunku pracy. To, czy, z kim i na jakich warunkach należy podpisać umowę o zakazie konkurencji, zależy od oceny pracodawcy. Warto jednak pamiętać, że umowa o zakazie konkurencji nie zastąpi umowy o zachowaniu poufności. Są to dwa uzupełniające się narzędzia.

Więcej na temat polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa możesz przeczytać w tym wpisie.

Poziom piąty

Jest to najwyższy poziom ochrony informacji w firmie. Osiągniesz go wtedy, gdy polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, o której mowa w poziomie czwartym, nie trafi do szuflady, lecz stanie się stałym elementem kultury organizacyjnej firmy.

Gdy pracownicy są świadomi potrzeby ochrony informacji, które stanowią o przewadze konkurencyjnej firmy. Gdy chronią je nie dlatego, że ktoś kazał im to robić, ale dlatego, że wiedzą, iż ujawnienie informacji konkurencji spowoduje wymierne straty dla firmy oraz dla nich samych. Nic tak nie jednoczy, jak wspólnota interesów. Sukces osiągniesz dopiero wtedy, gdy pracownicy będą wiedzieli, że ochrona tajemnic przedsiębiorstwa leży w ich interesie. Wymaga to pracy u podstaw, informowania, uświadamiania oraz szkoleń dla pracowników. Jest to jednak możliwe. Wiem, gdyż wielokrotnie widziałem takie firmy.

Mam nadzieję, że zachęciłem Cię do sprawdzenia, na jakim poziomie ochrony informacji znajduje się Twoja firma. O tym, jak podwyższyć poziom ochrony informacji w swojej firmie, możesz przeczytać w innych wpisach na moim blogu.

Potrzebujesz pomocy prawnej? Skontaktuj się ze mną:

e-mail: [email protected]

tel.: + 48 662 050 782

[FM_form id=”4″]

Polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa

Firmy bardzo rzadko stosują politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Stosują oświadczenia o poufności, umowy o zachowaniu poufności, tak zwane NDA, a nawet umowy o zakazie konkurencji. I bardzo dobrze, lecz nie oznacza to jeszcze, że dobrze chronią swoje tajemnice przedsiębiorstwa.

Nie chcę w tym miejscu obniżać wartości tych umów, są one cenne i zachęcam do ich stosowania, ale są też w wielu wypadkach niewystarczające.

Dlaczego? Dlatego, że te dokumenty, jakkolwiek bardzo ważne, stanowią jedynie część systemu ochrony informacji w firmie.

Polityka ochrony informacji

Nawet najlepsza umowa o zachowaniu poufności nie spowoduje, że pracownik przez nieuwagę nie ujawni klientowi danych dostawcy, nie porozmawia z kolegą po fachu o planowanych produktach, nie zostawi w samochodzie laptopa zawierającego pliki z planami i raportami sprzedaży, danymi klientów, dostawców, informacjami o kosztach, marżach, i tak dalej.

Istotą ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa nie są bowiem same umowy o zachowaniu poufności, ale świadomość pracowników, że niektóre informacje są ważne i że należy je chronić. Oraz oczywiście odpowiednie procedury, które im to ułatwiają.

To poprzez spójny i całościowy system ochrony informacji można chronić przewagę konkurencyjną firmy i jej potencjał do zarabiania pieniędzy. A tę przewagę stanowią przecież informacje handlowe, techniczne, technologiczne, produkcyjne, know-how, czy też wynalazki, które nadają się do opatentowania.

Każdy jest inny

Każda firma jest inna. Pomijając już same różnice wynikające z wielkości i charakteru firmy, to inaczej wygląda wdrożenie polityki ochrony informacji w firmie handlowej, usługowej, produkcyjnej, badawczej lub informatycznej. Każda z tych firm ma inne, typowe dla siebie, tajemnice przedsiębiorstwa.

I wreszcie każda z nich może z innych powodów przystąpić do wdrażania polityki. Inaczej wdraża się taką politykę w okresie pokoju, a inaczej w czasie lub bezpośrednio po sytuacji kryzysowej, polegającej na odejściu pracownika i wykorzystaniu tajemnic przedsiębiorstwa. Ta druga sytuacja wymaga szczególnie delikatnego podejścia, gdyż pracownicy mają świeżo w pamięci niedawny incydent i są skłonni do niewłaściwego zrozumienia celu działań pracodawcy. Trzeba wiedzieć, jak ten cel przedstawić. Tym bardziej, że sytuacja kryzysowa jest ostatnim momentem, w którym taką politykę należy wdrożyć. Nie ma już wtedy na co czekać.

Audyt tajemnicy przedsiębiorstwa

Jednym z najważniejszy etapów wdrażania polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest audyt, który pozwala na zidentyfikowanie tajemnic przedsiębiorstwa i zrozumienie ich wartości. Podczas audytu właściciele, członkowie zarządu, menedżerowie, jak i zwykli pracownicy, zauważają, że w firmie występują tajemnice przedsiębiorstwa. Zdziwiłbyś się, jak często pracownicy uważają, że nie są w posiadaniu informacji poufnych.

Wprowadzając w życie wiele polityk ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w różnych branżach wypracowałem unikalne metody audytu i ochrony tajemnic przedsiębiorstwa. Jeżeli uważasz, że Twoja firma zasługuje na audyt i politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, to możesz się ze mną w tej sprawie skontaktować.

Jeżeli chciałbyś to zrobić we własnym zakresie, co w sumie też jest możliwe, to możesz poczytać na temat procedur ochrony informacji na moim blogu. Już wiesz, że poszczególne procedury nie zastąpią polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, niemniej od czegoś trzeba zacząć.

[FM_form id=”4″]

Czas na działanie? 3 sposoby na wprowadzenie w Twojej firmie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i skutecznego zakazu konkurencji.

Czas na działanie? 3 sposoby na wprowadzenie w Twojej firmie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa i skutecznego zakazu konkurencji.

Masz firmę i czytając mojego bloga zdałeś sobie sprawę, że ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa w Twojej firmie ma jakieś luki? Możesz to zmienić na trzy sposoby: Keyboard with Time For Action Button.

Pierwszy, najtańszy, to uważna lektura bloga i samodzielna praca. Tak, znajdziesz tu za darmo wszystkie niezbędne informacje. Warunek powodzenia: po przeczytaniu trzeba rozpocząć działanie, tj. zidentyfikować kluczowe obszary do ochrony, zastosować zabezpieczenia, wdrożyć procedury, sporządzić niezbędne dokumenty lub poprawić te, które już masz. Jednym z najważniejszych jest umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

Drugi, prostszy sposób, to zlecenie mi sporządzenia dla Ciebie Polityki Ochrony Tajemnicy Przedsiębiorstwa. To rozwiązanie również wymaga od Ciebie trochę zaangażowania, ale większość pracy, audyt, analizę, sporządzenie regulaminów i dokumentów, szkolenie dla Ciebie i pracowników, wykonuję ja. Jak się pewnie domyślasz, wymaga to jednak pewnej inwestycji finansowej. Gwarantuję, że ta inwestycja zwróci się już przy pierwszym odchodzącym kluczowym pracowniku. Ciekawe wyliczenia w tym zakresie zawarłem w tym wpisie.

Trzeci sposób to rozwiązanie pośrednie. Łatwiejsze niż wariant pierwszy i dużo, dużo tańsze niż wariant drugi.

Mówię tu o uczestnictwie w szkoleniu: Jak przygotować się na konkurencję ze strony pracowników, podwykonawców i kontrahentów.

Obiecuję, że to szkolenie pozwoli Ci na samodzielne wdrożenie skutecznej polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w Twojej małej lub średniej firmie. Co więcej, materiały szkoleniowe zawierają  gotowy wzór umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Na szkoleniu mówię też, jak ten wzór prawidłowo wypełnić i stosować.  Po tym kursie będziesz potrafił dbać o bezpieczeństwo swoich cennych informacji i zabezpieczyć się przed nieuczciwością pracowników, podwykonawców i kontrahentów. Najbliższe szkolenie odbędzie się w Katowicach 23.04.2015. Następne w Warszawie 29.05.2015. Potem planuję przerwę w szkoleniach do września. O jednym z poprzednich szkoleń możesz przeczytać tutaj.

Zapraszam serdecznie na szkolenia.

5 kroków – jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa

5 kroków – jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa

Szkolenie tajemnica przedsiębiorstwaUtworzenie prawa tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest trudne. Poniżej znajdziecie plan utworzenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Plan ten jest uproszczony, ale w większości przypadków wystarczający. Sposób jego wdrożenia, to tylko kwestia skali firmy. Zasady są takie same.

Zanim przejdę do poszczególnych czynności związanych z utworzeniem tajemnicy przedsiębiorstwa muszę uczciwie podkreślić, że prawdziwa trudność tkwi nie we wdrożeniu, ale w utrzymaniu polityki tajemnicy przedsiębiorstwa.

Nie wystarczy tylko „wdrożyć” procedury ochrony informacji. Trzeba je utrzymywać.

Jest wiele firm, które „odfajkowały” czynności opisane w procedurach, a następnie wrzuciły dokument o nazwie polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa do szuflady. Przypominają sobie o nim po fakcie naruszenia, kiedy zastanawiają się nad tym, co robić.  Pewnie, że sytuacja jest lepsza, niż gdyby polityki nie było w ogóle. Należy jednak pamiętać, że prawdziwym celem polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest zapobieganie problemom, a nie ich rozwiązywanie.

Utworzenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Proponuję proces utworzenia tajemnicy przedsiębiorstwa rozbić na następujące etapy:

–          Identyfikację

–          Komunikację

–          Zabezpieczenie

–          Procedury dodatkowe

–          Szkolenia

Poniżej krótki opis poszczególnych kroków.

Krok pierwszy – identyfikacja

Należy dokonać identyfikacji informacji, które mają dla firmy znaczenie gospodarcze. W tym celu należy dokonać przeglądu posiadanych informacji i ocenić, które mają wartość gospodarczą, a które nie. Należy wyodrębnić kategorie informacji, a nawet poszczególne informacje (np. receptury), które stwarzają przewagę konkurencyjną. Trzeba przy tym kierować się definicją tajemnicy przedsiębiorstwa, którą opisałem w innym artykule na blogu. Co z niej wynika?

Po pierwsze

Tajemnicą przedsiębiorstwa są tylko informacje. Tajemnica przedsiębiorstwa chroni informację w jakiejkolwiek postaci. Informacje mogą być zapisane na nośniku danych (notatki, wydruk, rysunek, fotografia, zapis elektroniczny na dysku twardym, pamięci pendrive, e-mail itp.), ale mogą to być też informacje niezapisane na żadnym nośniku, a jedynie zapamiętane.

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji jako przykład tajemnic przedsiębiorstwa podaje informacje techniczne, technologiczne lub organizacyjne. Mogą to być również informacje handlowe lub jakiekolwiek inne, byle miały wartość gospodarczą. Lista informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa jest więc otwarta i nieograniczona. Przykłady takich informacji można znaleźć tutaj.

Po drugie

Informacja musi mieć wartość gospodarczą z tego powodu, że jest poufna. Posiadanie tej informacji daje przewagę konkurencyjną dlatego, że nie jest ona powszechnie znana, a jej uzyskanie przez konkurenta powinno ułatwić mu życie, przysporzyć korzyści lub zaoszczędzić kosztów. O tym, czy informacja ma wartość gospodarczą, decyduje przedsiębiorca przy obejmowaniu jej poufnością, niemniej ostatecznie, w razie sporu, decyzja ta podlega ocenie sądu.

Po trzecie

Informacja nie może być ogólnie znana lub łatwo dostępna dla osób z kręgów, które normalnie zajmują się tym rodzajem informacji. Powszechna znajomość informacji albo co najmniej dostęp do niej osób, które specjalistycznie zajmują się tym rodzajem informacji, wyłącza możliwość uznania jej za tajemnicę przedsiębiorstwa. Jako przykład można wskazać możliwość zapoznania się z informacją w specjalistycznych czasopismach. Jedyny wyjątek dotyczy kompilacji informacji powszechnie dostępnych, przy czym w tym wypadku chroniony jest szczególny zespół informacji. Najlepszym tego przykładem jest lista klientów, która składa się z informacji dotyczących poszczególnych klientów, dostępnych często w internecie.

Krok drugi – komunikacja

Pracownicy i inne osoby, które otrzymują od nas informacje, muszą wiedzieć o tym, że stanowią one naszą tajemnicę przedsiębiorstwa. W ten sposób wyrażamy wolę objęcia ich prawem tajemnicy przedsiębiorstwa i traktujemy je jako naszą tajemnicę przedsiębiorstwa.

Przeczytaj lub posłuchaj jeszcze: Jak w 5 minut utworzyć w firmie tajemnicę przedsiębiorstwa (podcast do wysłuchania lub transkrypcja podcastu do pobrania i przeczytania.

Krok trzeci – zabezpieczenia informacji

Należy podjąć rozsądne w danych okolicznościach działania w celu zachowania informacji w poufności. Przedsiębiorca strzegąc poufności informacji powinien stosować zabezpieczenia fizyczne i prawne.

Przykłady zabezpieczeń fizycznych:

–        osobiste hasła do komputerów,

–        hasła do ważnych dokumentów,

–        oznaczanie dokumentów klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”,

–        stosowanie przepustek przy wejściu na teren przedsiębiorstwa,

–        stosowanie identyfikatorów i ograniczeń dostępu do pomieszczeń,

–        trzymanie najważniejszych dokumentów, np. receptur, w sejfie,

–       ograniczanie dostępu do tajemnicy przedsiębiorstwa na zasadzie „need to know”.

Przykłady zabezpieczeń prawnych:

–        oświadczenia lub umowy o zachowaniu poufności,

–        umowy o zachowaniu poufności (NDA) i zakazie konkurencji.

Powyższe wyliczenie jest oczywiście przykładowe. Przepisy nie mówią, jakie dokładnie środki bezpieczeństwa należy zastosować. Przedsiębiorca nie ma również obowiązku stosować nadmiernych środków bezpieczeństwa. Mają być one odpowiednie, co oznacza, że w niektórych sytuacjach wystarczy jedno lub dwa zabezpieczenia, a w innych wymagane będzie zastosowanie kilku z wyżej wymienionych zabezpieczeń. W razie sporu to sąd będzie oceniał, czy zastosowano środki bezpieczeństwa właściwe w danych okolicznościach.

Przeczytaj lub posłuchaj jeszcze: Jak w 5 minut utworzyć w firmie tajemnicę przedsiębiorstwa (podcast do wysłuchania lub transkrypcja podcastu do pobrania i przeczytania.

Krok czwarty – procedury dodatkowe

Niezbędne to opracowanie procedur związanych z zatrudnianiem i z odejściem pracownika. Nowy pracownik musi zostać zapoznany z zasadami ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Natomiast odejście pracownika, zwłaszcza kluczowego, jest newralgicznym momentem w całym procesie ochrony informacji.

Jak pokazuje doświadczenie, to właśnie byli pracownicy są osobami, które najczęściej naruszają tajemnice przedsiębiorstwa. Należy zatem przypomnieć pracownikowi o informacjach stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa firmy oraz o jego obowiązkach wynikających z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i umowy o zachowaniu poufności, jeżeli taka została zawarta. Jeżeli chodzi o pracowników, którzy nie zamierzają naruszyć tajemnicy przedsiębiorstwa, spotkanie takie, zwane wywiadem końcowym, ułatwi im wywiązanie się z zobowiązań wobec pracodawcy. W odniesieniu do pracowników, którzy zamierzają wykorzystać tajemnice przedsiębiorstwa swojego pracodawcy w działalności konkurencyjnej, wywiad końcowy ma znaczenie w ewentualnym postępowaniu cywilnym lub karnym.

Krok piąty – szkolenia dla pracowników

Należy uświadomić pracownikom, jak ważne i uzasadnione ekonomiczne jest chronienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Pracownicy powinni wiedzieć, że wykorzystanie tych informacji przez konkurencję spowoduje negatywne skutki również dla nich. Będą to skutki pośrednie, gdy firma nie będzie się rozwijała, tak jak wszyscy liczyli, wobec czego nie nastąpi poprawa warunków pracy i wysokości wynagrodzenia. Mogą to być również skutki bezpośrednie, jeżeli  pracownik otrzymuje wynagrodzenie prowizyjne uzależnione od wartości sprzedaży, a ktoś wykorzysta bazę danych i informacje handlowe do przejęcia klientów. W skrajnych sytuacjach może również dojść do upadłości pracodawcy, jeżeli firma utraci kluczowych klientów.

Tylko uświadomienie pracownikom potrzeby ochrony tajemnicy przedsiębiorstw może sprawić, że nie zostanie ona naruszona. Należy zatem systematycznie przypominać pracownikom o obowiązku chronienia informacji, w tym również w formie szkoleń, z których należy sporządzać listę obecności. Szkolenia powinny być powtarzane w rozsądnych okresach czasu.

W oparciu o powyższe informacje można samodzielnie opracować i wdrożyć politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Mam nadzieję, że artykuł okaże się pomocny i zapraszam do zadawania pytań w komentarzach.

Jeżeli uważasz, że potrzebna jest Ci pomoc we wdrożeniu takiej polityki, to zapraszam do kontaktu. Organizuję też szkolenia otwarte, w których omawiam tworzenie polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstw krok po kroku, w tym zasady tworzenia niezbędnych dokumentów. W ramach wdrożenia tajemnicy przedsiębiorstwa przeprowadzam również wewnętrzne szkolenia dla pracowników.

Obrazek wyróżniający wpisu dzięki Free-Photos z Pixabay