Firmy bardzo rzadko stosują politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Stosują oświadczenia o poufności, umowy o zachowaniu poufności, tak zwane NDA, a nawet umowy o zakazie konkurencji. I bardzo dobrze, lecz nie oznacza to jeszcze, że dobrze chronią swoje tajemnice przedsiębiorstwa.
Nie chcę w tym miejscu obniżać wartości tych umów, są one cenne i zachęcam do ich stosowania, ale są też w wielu wypadkach niewystarczające.
Dlaczego? Dlatego, że te dokumenty, jakkolwiek bardzo ważne, stanowią jedynie część systemu ochrony informacji w firmie.
Polityka ochrony informacji
Nawet najlepsza umowa o zachowaniu poufności nie spowoduje, że pracownik przez nieuwagę nie ujawni klientowi danych dostawcy, nie porozmawia z kolegą po fachu o planowanych produktach, nie zostawi w samochodzie laptopa zawierającego pliki z planami i raportami sprzedaży, danymi klientów, dostawców, informacjami o kosztach, marżach, i tak dalej.
Istotą ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa nie są bowiem same umowy o zachowaniu poufności, ale świadomość pracowników, że niektóre informacje są ważne i że należy je chronić. Oraz oczywiście odpowiednie procedury, które im to ułatwiają.
To poprzez spójny i całościowy system ochrony informacji można chronić przewagę konkurencyjną firmy i jej potencjał do zarabiania pieniędzy. A tę przewagę stanowią przecież informacje handlowe, techniczne, technologiczne, produkcyjne, know-how, czy też wynalazki, które nadają się do opatentowania.
Każdy jest inny
Każda firma jest inna. Pomijając już same różnice wynikające z wielkości i charakteru firmy, to inaczej wygląda wdrożenie polityki ochrony informacji w firmie handlowej, usługowej, produkcyjnej, badawczej lub informatycznej. Każda z tych firm ma inne, typowe dla siebie, tajemnice przedsiębiorstwa.
I wreszcie każda z nich może z innych powodów przystąpić do wdrażania polityki. Inaczej wdraża się taką politykę w okresie pokoju, a inaczej w czasie lub bezpośrednio po sytuacji kryzysowej, polegającej na odejściu pracownika i wykorzystaniu tajemnic przedsiębiorstwa. Ta druga sytuacja wymaga szczególnie delikatnego podejścia, gdyż pracownicy mają świeżo w pamięci niedawny incydent i są skłonni do niewłaściwego zrozumienia celu działań pracodawcy. Trzeba wiedzieć, jak ten cel przedstawić. Tym bardziej, że sytuacja kryzysowa jest ostatnim momentem, w którym taką politykę należy wdrożyć. Nie ma już wtedy na co czekać.
Audyt tajemnicy przedsiębiorstwa
Jednym z najważniejszy etapów wdrażania polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jest audyt, który pozwala na zidentyfikowanie tajemnic przedsiębiorstwa i zrozumienie ich wartości. Podczas audytu właściciele, członkowie zarządu, menedżerowie, jak i zwykli pracownicy, zauważają, że w firmie występują tajemnice przedsiębiorstwa. Zdziwiłbyś się, jak często pracownicy uważają, że nie są w posiadaniu informacji poufnych.
Wprowadzając w życie wiele polityk ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w różnych branżach wypracowałem unikalne metody audytu i ochrony tajemnic przedsiębiorstwa. Jeżeli uważasz, że Twoja firma zasługuje na audyt i politykę ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, to możesz się ze mną w tej sprawie skontaktować.
Jeżeli chciałbyś to zrobić we własnym zakresie, co w sumie też jest możliwe, to możesz poczytać na temat procedur ochrony informacji na moim blogu. Już wiesz, że poszczególne procedury nie zastąpią polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, niemniej od czegoś trzeba zacząć.
