Tajemnica przedsiębiorstwa a wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Zbliża się sezon zatwierdzania sprawozdań finansowych, więc jak zwykle pojawia się pytanie, co wspólnik może wiedzieć o spółce z ograniczoną odpowiedzialnością i czy sprawozdanie finansowe spółki stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.

Takie pytania pojawiają się najczęściej w spółkach, które mają wspólników niezaangażowanych w ich prowadzenie albo w spółkach, w których występuje spór między wspólnikami lub też jeden ze wspólników prowadzi jednocześnie działalność konkurencyjną wobec spółki.

Wbrew dość powszechnemu przekonaniu, wspólnik nie musi wiedzieć o spółce wszystkiego. Jeżeli nie jest jednocześnie członkiem zarządu spółki lub członkiem rady nadzorczej, to jego dostęp do informacji o spółce może być mocno ograniczony.

Indywidualne prawo kontroli wspólnika a tajemnica przedsiębiorstwa

W spółkach, w których wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu, problem obiegu informacji zazwyczaj nie występuje.

Członkowie zarządu na bieżąco omawiają sprawy, a gdy jest potrzeba podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, nie wychodząc nawet z gabinetu zarządu robią sobie nadzwyczajne zgromadzenie wspólników w trybie nieformalnym. Taka dwoistość funkcji powoduje inne problemy. Jednym z nich, bardzo często spotykanym, jest zawieranie nieważnych umów pomiędzy członkami zarządu, a spółką. Członkowie zarządu zapominają bowiem o tym, że w umowach z nimi spółkę musi reprezentować pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza (art. 210 k.s.h.). Ale nie o tym chciałem pisać. Nie będę również pisał o tym, co czasami się zdarza, że członek zarządu nie jest dopuszczany do wykonywania swoich obowiązków. To jest całkiem inna historia.

Problem powstaje zazwyczaj wtedy, gdy jeden ze wspólników przestaje pełnić funkcję członka zarządu i jednocześnie pojawiają się między wspólnikami nieporozumienia. Wówczas członkowie zarządu, a w rzeczywistości wspólnicy lub wspólnik większościowy, mogą utrudnić, a czasem uniemożliwić, takiemu wspólnikowi dostęp do informacji.

Kodeks spółek handlowych stanowi, że wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu (art. 212 k.s.h.). Jest to tak zwane indywidualne prawo kontroli nad spółką.

Prawdę powiedziawszy, nie jest to zbyt mocne prawo. Ale jest i trzeba wiedzieć, jak z niego korzystać.

Zarząd odmawia dostępu do informacji – co robić?

Zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę (art. 212 § 2 k.s.h.).

Jako przykład można podać sytuację, w której wspólnik żądający informacji prowadzi działalność konkurencyjną i istnieje podejrzenie, że wykorzysta te informacje na potrzeby tej działalności.  Chodzi tu oczywiście o informacje, które mają wartość gospodarczą i są nieujawnione do wiadomości publicznej. Czyli najczęściej o informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa lub co najmniej mogą ją stanowić.

Jeżeli zarząd odmówi dostępu do informacji, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Jeżeli wspólnicy nie wyrażą zgody, to może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki (art. 212 § 4 k.s.h.).

Zarząd przekazuje informacje o spółce – co robić?

Niezależnie od tego, czy informacja jest przekazywana wspólnikowi dobrowolnie, czy też na skutek zobowiązania sądu rejestrowego, trzeba pamiętać, że z punktu widzenia poufności informacji wspólnik jest dla spółki osobą obcą.

Najlepszym rozwiązaniem jest zawarcie ze wspólnikiem umowy o zachowaniu poufności. Nawet jednak w braku takiej umowy wspólnik zobowiązany będzie zachować informacje w poufności, jeżeli będzie wiedział, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa spółki.

Trzeba zatem pamiętać o tym, by informacja była oznaczona jako tajemnica przedsiębiorstwa. Oczywiście, o ile taką tajemnicę stanowi.

Czy sprawozdanie finansowe stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa?

Zarząd spółki zobowiązany jest do udostępnienia wspólnikom, najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, sprawozdania finansowego oraz opinii wraz z raportem biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania. Jest to obowiązek, od którego zarząd nie może się uchylić. Musi przekazać te dokumenty (art. 68 ustawy o rachunkowości).

Nie ma jednak przeszkód, by informacje zawarte w tych dokumentach stanowiły tajemnicę przedsiębiorstwa spółki. Zazwyczaj są one na tym etapie znane tylko w spółce, a ich ujawnienie mogłoby wpłynąć na sytuację gospodarczą spółki. Jako przykład można podać stratę, na którą kontrahenci spółki mogą zareagować wypowiedzeniem umów lub wycofaniem się z negocjacji.

Jeżeli więc sprawozdanie finansowe przekazane wspólnikowi przed zwyczajnym zgromadzeniem wspólników zostanie oznaczone jako tajemnica przedsiębiorstwa, wspólnik powinien je w ten sposób traktować.

Sytuacja zmienia się diametralnie po złożeniu przez zarząd sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym. Od tego dnia sprawozdanie finansowe nie może już stanowić tajemnicy przedsiębiorstwa, gdyż każdy może się z nim legalnie zapoznać. Zarząd ma obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe do sądu rejestrowego w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia przez zwyczajne zgromadzenie wspólników (art. 69 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Wnioski

Obieg informacji pomiędzy spółką a wspólnikami stwarza problemy nie tylko zarządom, ale również pracownikom spółek. Pracownicy uważają wspólników za właścicieli spółki, którzy mogą o spółce wiedzieć wszystko. Tak, to prawda, że wspólnicy są właścicielami spółki. Ale spółka jest osobnym od nich bytem prawnym, który ma swoje interesy, nie zawsze zbieżne z interesami wspólników.

Podstawowy wniosek jest więc taki, że mimo iż wspólnik jest współwłaścicielem spółki, to z punktu widzenia ochrony informacji jest dla spółki osobą obcą, której należy przekazywać informacje z pewną dozą ostrożności. Jeżeli zarząd zdecyduje się na przekazanie wspólnikom informacji, to powinien zadbać o bezpieczeństwo tych informacji w taki sam sposób, jak w razie przekazywania ich osobom w żaden sposób ze spółką nie związanych.

Należy również uświadomić pracowników, że przekazywanie informacji wspólnikom powinno odbywać się za zgodą zarządu i wprowadzić minimalne procedury w zakresie ochrony informacji.