Jak przygotować się na odejście kluczowego pracownika? Co zrobić, by nie przejął klientów

Czeka Cię odejście kluczowego pracownika? Mam nadzieję, że czytałeś wpis o krwawym poniedziałku.

Już wiemy, że nie jest dobrze. Dyrektor do spraw sprzedaży, odpowiedzialny za kluczowych klientów, złożył wypowiedzenie. Wie o firmie bardzo dużo, ma bezpośredni kontakt z klientami, zna dostawców, podwykonawców, ceny transakcyjne, upusty, źródła zaopatrzenia. Wie wszystko, co jest potrzebne, by przejąć klientów. Najlepszych klientów. Zna strategię firmy na najbliższy czas. Na dodatek, żeby nie było łatwo, oczywiście nie podpisano z nim umowy o zakazie konkurencji. Wiemy również, że zamierza pracować dla naszego bezpośredniego konkurenta.

W tak pięknych okolicznościach przyrody, powtarzalnych, trzeba zastanowić się, czy można coś z tym zrobić.

Odejście kluczowego pracownika. Nie mamy umowy o zakazie konkurencji?

Umowa o zakazie konkurencji służy ochronie przed wykorzystaniem indywidualnych umiejętności i doświadczenia pracownika w jego własnym interesie lub w interesie konkurencji.

Zazwyczaj jednak, poza zdobywaniem osobistych umiejętności i doświadczenia, pracownicy podczas wykonywania swoich obowiązków pozyskują także inne cenne informacje. Informacje te mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa pracodawcy.

Posłuchaj podcastu: 5 różnic pomiędzy tajemnicą przedsiębiorstwa a zakazem konkurencji

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji stanowi, że czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Jest nim też ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy. Zasady te wprost stosuje się do osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego – przez okres trzech lat od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy (art. 11 ust. 1 i 2 UZNK).

Nawet jeżeli nie podpisano z pracownikiem umowy o zakazie konkurencji, można od niego wymagać przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa.

Trzeba jednak wiedzieć, że granica pomiędzy indywidualnymi umiejętnościami i doświadczeniem zawodowym pracownika a tajemnicą przedsiębiorstwa jest nieostra. Jak wskazuje się w orzecznictwie istnieje „różnica między wiadomościami odpowiadającymi treści pojęcia tajemnica przedsiębiorstwa a informacjami wchodzącymi w skład powszechnej, aczkolwiek specjalistycznej wiedzy zdobytej przez pracownika w wyniku własnej działalności zawodowej podczas zatrudnienia. Wiedza, doświadczenia i umiejętności zdobyte przez pracownika podczas zatrudnienia nie korzystają z ustawowej ochrony na rzecz przedsiębiorstwa.” (wyrok Sądu Okręgowego w Lublinie z dnia 21 grudnia 2006 r., IX Gc 200/06).

Praktyczny problem polega na tym, że to pracodawca musi udowodnić, że dane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, a nie indywidualną wiedzę i umiejętności pracownika.

Po pierwsze zapobiegać – wywiad końcowy z odchodzącym pracownikiem

Zakładamy, że informacje z jakimi miał do czynienia odchodzący pracownik spełniają przesłanki do uznania ich za tajemnicę przedsiębiorstwa. Mają zatem wartość ekonomiczną, są poufne i przedsiębiorca przedsięwziął odpowiednie działania w celu zachowania ich w poufności.

Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa wywodzą swoją wartość z faktu, że są poufne. Z tego też względu w razie odejścia pracownika należy podjąć działania zapobiegające ich ujawnieniu lub wykorzystaniu przez osoby trzecie. Prawo tajemnicy przedsiębiorstwa jest bardzo delikatne. Informacja stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa raz ujawniona, jest utracona na zawsze.

Dlatego zalecam przeprowadzić z odchodzącym pracownikiem wywiad końcowy, podczas którego należy:

1. omówić zobowiązania pracownika wynikające z umowy o pracę oraz umów o zachowaniu poufności
2. przypomnieć o obowiązku zachowania w poufności informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa
3. omówić informacje, które pracodawca uznaje za tajemnicę przedsiębiorstwa
4. przedstawić konsekwencje naruszenia przez pracownika tajemnicy przedsiębiorstwa
5. zadać pytanie, na jakim stanowisku pracownik zostanie zatrudniony w nowym miejscu pracy i w jakim zakresie to stanowisko będzie miało związek z usługami lub produktami pracodawcy
6. uzyskać potwierdzenie, że wszystkie informacje poufne zostały przez pracownika zwrócone
7. uzyskać od pracownika potwierdzenie odbycia rozmowy oraz jej treści.

Oczywiście pracownik nie ma obowiązku odpowiadać na pytania dotyczące nowego miejsca pracy. Jednak brak odpowiedzi lub nieprawdziwe odpowiedzi mogą wskazywać na zamiar naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Z całą pewnością również po przeprowadzeniu takiej rozmowy pracownik nie będzie mógł powoływać się na brak winy oraz brak świadomości naruszenia prawa tajemnicy przedsiębiorstwa. Ma to istotne znaczenie przy ocenie jego odpowiedzialności karnej oraz cywilnej.

Przedsiębiorcy muszą również mieć świadomość, że samo przeprowadzenie wywiadu końcowego nie zabezpieczy ich przed wykorzystaniem informacji wrażliwych. Wywiad końcowy jest bowiem jednym z ostatnich etapów ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Wcześniej należy utworzyć to prawo poprzez wprowadzenie polityki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Błędy i zaniechania poczynione na wcześniejszych etapach nie zawsze da się naprawić w momencie odejścia pracownika.

Po drugie zapobiegać – kontakt z nowym pracodawcą

Ochrona wynikająca z tajemnicy przedsiębiorstwa nie zastąpi zakazu konkurencji, a umowa o zakazie konkurencji nie zastąpi prawa tajemnicy przedsiębiorstwa. Jednak w niektórych sytuacjach prawo tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi jedyną formę ochrony dla przedsiębiorcy.

Zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wykorzystywanie cudzej tajemnicy przedsiębiorstwa jest zakazane. Każdy, powtórzę, każdy, zobowiązany jest powstrzymać się od naruszenia cudzych tajemnic przedsiębiorstwa.

Również nowy pracodawca może popełnić czyn nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykorzysta nasze tajemnice przedsiębiorstwa.

Przepis art. 11 ust. 3 UZNK stanowi jednak, że nie popełnia czynu nieuczciwej konkurencji ten, kto w dobrej wierze nabył od nieuprawnionego (czyli od odchodzącego pracownika), na podstawie odpłatnej czynności prawnej, informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa.

Jeżeli znane jest nam nowe miejsce pracy pracownika, a jednocześnie nowy pracodawca jest naszym bezpośrednim konkurentem i pracownik na nowym stanowisku pracy będzie mógł wykorzystać nasze tajemnice przedsiębiorstwa, należy rozważyć poinformowanie o tym nowego pracodawcy.

Pismo zawierające taką informację doprowadzi do wyeliminowania dobrej wiary w nabyciu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. W konsekwencji, w razie wykorzystania naszej tajemnicy przedsiębiorstwa przez nowego pracodawcę, popełni on czyn nieuczciwej konkurencji.

Przede wszystkim jednak, co jest najważniejsze, pismo ostrzegawcze do nowego pracodawcy ma na celu zapobieżenie naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa.  Trzeba bowiem pamiętać, że dochodzenie roszczeń odszkodowawczych nigdy nie doprowadzi do naprawienia szkody w pełnej wysokości.

Należy wreszcie wspomnieć, że nawet w razie nabycia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w dobrej wierze, sąd może zobowiązać takiego nabywcę do zapłaty stosownego wynagrodzenia za korzystanie z nich, nie dłużej jednak niż do ustania stanu tajemnicy (art. 11 ust. 3 UZNK).

Po trzecie – zbierać dowody

Doświadczenie pokazuje, że pracownik który zamierza wykorzystać tajemnice przedsiębiorstwa pracodawcy, przygotowuje się do tego pewien czas przed rozwiązaniem umowy o pracę. Zabiera z firmy bazy danych klientów, dostawców, oferty, plany sprzedaży, dane ekonomiczne lub inne wartościowe informacje.

Zbieranie informacji z reguły pozostawia jakieś ślady. Często zdarza się, że odchodzący pracownik stosuje proste metody i na przykład wysyła informacje pocztą elektroniczną na prywatną skrzynkę pocztową.

Jednym z bardzo ważnych dowodów są również zeznania współpracowników. Niezadowolony pracownik często komentuje zamiar rozwiązania umowy o pracę, zatrudnienia się u konkurenta lub otwarcia własnej działalności gospodarczej, konkurencyjnej wobec pracodawcy.

Po czwarte – Armagedon!

Jeżeli zamiar naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa przez odchodzącego pracownika jest udowodniony lub uprawdopodobniony, należy podjąć zdecydowane i natychmiastowe działania.

Przede wszystkim należy zapobiegać ujawnieniu lub wykorzystaniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.  Po ujawnieniu tajemnicy przedsiębiorstwa pozostają tylko działania odszkodowawcze, które, jak już wspomniano wyżej, co do zasady nie mogą przywrócić stanu sprzed naruszenia. W praktyce przewaga konkurencyjna, jaką w rzeczywistości jest tajemnica przedsiębiorstwa, zostaje utracona. Dlatego, jeżeli decydujesz się na działania, muszą one być kompleksowe i natychmiastowe.

Jak rozpętać prawdziwy Armagedon byłemu pracownikowi, opiszę w następnym wpisie.