Jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa

Poniżej znajdziesz plan utworzenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Plan ten jest uproszczony, ale w większości przypadków wystarczający. Sposób jego wdrożenia, to tylko kwestia skali firmy. Zasady są takie same.

Zanim przejdę do poszczególnych czynności związanych z utworzeniem tajemnicy przedsiębiorstwa muszę uczciwie podkreślić, że nie wystarczy tylko „wdrożyć” procedury ochrony informacji. Trzeba je utrzymywać.

Jest wiele firm, które „odfajkowały” czynności opisane w procedurach, a następnie wrzuciły dokument o nazwie polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa do szuflady. Przypominają sobie o nim po fakcie naruszenia, kiedy zastanawiają się nad tym, co robić. 

Pewnie, że sytuacja jest lepsza, niż gdyby polityki nie było w ogóle. Należy jednak pamiętać, że naszym prawdziwym celem jest zapobieganie problemom, a nie ich rozwiązywanie. Dochodzenie odszkodowania, mimo że jest ważne, nigdy nie przywróci sytuacji sprzed naruszenia. Oznacza to, że o tajemnicę przedsiębiorstwa należy dbać w sposób ciągły, a nie akcyjny.

Utworzenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Proces utworzenia i utrzymania tajemnicy przedsiębiorstwa proponuję rozłożyć na następujące etapy:

• Identyfikację tajemnic przedsiębiorstwa
• Poinformowanie odbiorców informacji, co stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa
• Zabezpieczenie informacji
• Procedury dodatkowe
• Szkolenia
• Stałe monitorowanie powstawania nowych wartościowych informacji i działania procedur

Poniżej krótki opis poszczególnych etapów.

Identyfikacja tajemnic przedsiębiorstwa

Należy dokonać identyfikacji informacji, które mają dla firmy znaczenie gospodarcze. W tym celu należy dokonać przeglądu posiadanych informacji i ocenić, które mają wartość gospodarczą, a które nie. Należy wyodrębnić kategorie informacji, a nawet poszczególne informacje (np. receptury), które stwarzają przewagę konkurencyjną. Trzeba przy tym kierować się definicją tajemnicy przedsiębiorstwa, którą opisałem w innym artykule na blogu.

Przykłady takich informacji znajdziesz na moim blogu w artykule Przykłady tajemnic przedsiębiorstwa.

Identyfikacja tajemnic przedsiębiorstwa nie zawsze jest łatwa. Mówiłem na ten temat w podcaście Tajemnica przedsiębiorstwa, w szczególności w odcinkach dotyczących jej definicji (więcej: podcast).

Informowanie odbiorców informacji, co stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa

Należy poinformować pracowników, współpracowników i inne osoby, które mają dostęp do tych informacji, że stanowią one naszą tajemnicę przedsiębiorstwa. W ten sposób wyrażamy wolę objęcia ich tajemnicą przedsiębiorstwa i traktujemy je jako naszą tajemnicę przedsiębiorstwa. Należy to połączyć z zabezpieczeniami informacji, o czym piszę niżej.

Przeczytaj lub posłuchaj jeszcze: Jak w 5 minut utworzyć w firmie tajemnicę przedsiębiorstwa (podcast do wysłuchania lub transkrypcja podcastu do pobrania i przeczytania).

Zabezpieczenia informacji

Należy podjąć należyte działania w celu zachowania informacji w poufności. Przyjmuje się, że są to działania:

1. prawne,
2. organizacyjne i
3. informatyczne.

Przepisy nie mówią, jakie dokładnie działania należy podjąć. Mają być odpowiednie. W razie sporu sąd będzie oceniał, czy rzeczywiście takie były.

Zdaniem sądów utrzymanie danych informacji jako tajemnicy wymaga podjęcia przez przedsiębiorcę działań zmierzających do wyeliminowania możliwości dotarcia do nich przez osoby trzecie w normalnym toku zdarzeń, bez konieczności podejmowania szczególnych starań (por. wyrok SN z dnia 5 września 2001 r. sygn. akt I CKN 1159/00, LEX nr 49482, wyrok WSA we Wrocławiu z 10.02.2021 r., IV SA/Wr 402/20, LEX nr 3146188, wyrok SN z 3.04.2019 r., II PK 334/17, OSNP 2020, nr 2, poz. 11.)

Przeczytaj też: Działania w celu zachowania poufności informacji. Przykłady środków bezpieczeństwa.

Przeczytaj lub posłuchaj jeszcze: Jak w 5 minut utworzyć w firmie tajemnicę przedsiębiorstwa (podcast do wysłuchania lub transkrypcja podcastu do pobrania i przeczytania)

Procedury dodatkowe

Niezbędne jest opracowanie procedur związanych z zatrudnianiem i odchodzeniem pracowników. Nowy pracownik musi zostać zapoznany z zasadami ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Natomiast odejście pracownika, zwłaszcza kluczowego, jest newralgicznym momentem w całym procesie ochrony informacji.

Jak pokazuje doświadczenie, to właśnie byli pracownicy są osobami, które najczęściej naruszają tajemnice przedsiębiorstwa. Należy zatem przypomnieć odchodzącemu pracownikowi o informacjach stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa firmy oraz o jego obowiązkach wynikających z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i umowy o zachowaniu poufności, która powinna być z nim zawarta.

Pracownikom, którzy nie zamierzają naruszyć tajemnicy przedsiębiorstwa, takie przypomnienie ułatwi wywiązanie się z zobowiązań wobec pracodawcy. W odniesieniu do pracowników, którzy zamierzają wykorzystać tajemnice przedsiębiorstwa byłego pracodawcy, takie przypomnienie ma znaczenie w ewentualnym postępowaniu cywilnym lub karnym.

Szkolenia dla pracowników

Szkolenia pracowników są bardzo ważne w procesie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa. Mają one na celu uświadomienie im, jak ważne są te informacje dla firmy, a także wskazanie, jak je chronić.

Pracownicy powinni wiedzieć, że wykorzystanie tajemnic przedsiębiorstwa przez konkurencję spowoduje negatywne skutki dla firmy oraz dla nich osobiście. Pogorszenie sytuacji ekonomicznej firmy będzie przecież rzutowało również na ich zarobki lub stabilność zatrudnienia. Poza tym ujawnienie tych informacji często niweczy ich efekty pracy, a tego nikt nie lubi.

Szkolenie pracowników:

1) podnosi poziom bezpieczeństwa firmy poprzez podwyższenie kompetencji pracowników, ich świadomości oraz wiedzy, jak chronić wartościowe informacje biznesowe pracodawcy

oraz

2) jest dowodem na to, że firma okazała wolę objęcie informacji tajemnicą i podjęła, przynajmniej na tym polu, działania w celu zachowania poufności informacji.

Szkolenia należy przeprowadzać w procesie zatrudnienia pracownika oraz powtarzać je w rozsądnych okresach czasu.

Monitorowanie tajemnic przedsiębiorstwa i procedur

Po wdrożeniu powyższych działań należy co jakiś czas sprawdzać, czy procedury działają i czy można je w jakiś sposób udoskonalić. Należy regularnie robić przegląd informacji, które firma uznaje za tajemnice przedsiębiorstwa. Firma rozwija się, zmienia. Niektóre informacje przestają mieć znaczenie, często pojawiają się nowe informacje, które należy objąć tajemnicą przedsiębiorstwa.

Mam nadzieję, że opisane tu informacje okażą się pomocne przy wdrażaniu tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jeżeli uważasz, że potrzebujesz w tym pomocy, to zapraszam do kontaktu.

Obrazek wyróżniający wpisu dzięki Free-Photos z Pixabay