Kluczowy pracownik składa wypowiedzenie? 5 kroków, które musisz zrobić, zanim wyjdzie poza próg firmy.

Już wiemy, że nie jest dobrze. Jeden z najważniejszych menedżerów w firmie, dyrektor handlowy, odpowiedzialny za kluczowych klientów, złożył wypowiedzenie.

Wie o firmie bardzo dużo, ma bezpośredni kontakt z klientami, zna dostawców, podwykonawców, ceny transakcyjne, upusty, źródła zaopatrzenia. Wie wszystko, co jest potrzebne, by przejąć klientów. Najlepszych klientów. Zna strategię firmy na najbliższy czas. Na dodatek, żeby nie było łatwo, oczywiście nie mamy z nim umowy o zakazie konkurencji.

Wiemy również, że zamierza pracować dla naszego bezpośredniego konkurenta.

Czy można z tym coś zrobić?

Pomagając klientom przy kryzysowych rozstaniach z menedżerami, doskonale wiem, że brak umowy o zakazie konkurencji nie czyni firmy bezbronną. Jest kilka rzeczy, które można – i trzeba – zrobić.

Nie ma zakazu konkurencji? Zostaje tajemnica przedsiębiorstwa

To dosyć oczywiste, ale warto przypomnieć, że w czasie pracy wszyscy pracownicy, w tym przede wszystkim menedżerowie, mają dostęp do poufnych i cennych informacji biznesowych, które stanowią naszą przewagę konkurencyjną. Informacje te możemy chronić jako tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli podejmiemy wobec nich należyte działania w celu zabezpieczenia ich poufności (art. 11 u.z.n.k.).

Jeżeli jakieś informacje są naszą tajemnicą przedsiębiorstwa, to ich wykorzystanie lub ujawnienie przez menedżera jest czynem nieuczciwej konkurencji – nawet wtedy, gdy nie podpisaliśmy z nim umowy o zakazie konkurencji.

I tutaj krótka uwaga na temat istoty tajemnicy przedsiębiorstwa i zakazu konkurencji, ponieważ więcej na ten temat znajdziesz w podcaście, do którego daję link.

Tajemnicą przedsiębiorstwa możemy chronić informacje, które wykraczają poza pracownicze know-how. Pracownicze know-how to informacje wchodzące w skład powszechnej (choć specjalistycznej) wiedzy, doświadczenie i umiejętności zdobyte przez pracownika podczas zatrudnienia.

W skrócie, jeśli chcemy, by menedżer nie wykorzystywał swoich umiejętności na rzecz konkurenta po zakończeniu współpracy z nami, to musimy zawrzeć z nim umowę o zakazie konkurencji.

Jeżeli nie zawrzemy takiej umowy, to były menedżer może pracować dla konkurenta, ale musi przestrzegać naszej tajemnicy przedsiębiorstwa. Zapewniam, że podczas rozmowy zazwyczaj okazuje się, że takich informacji jest w firmie całkiem dużo.

Jak zwykle jest jakiś haczyk. Praktyczny problem polega na tym, że granica pomiędzy pracowniczym know-how a tajemnicą przedsiębiorstwa jest często płynna. Tymczasem to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu – musi wykazać, że konkretne informacje stanowią chronioną tajemnicę firmy, a nie osobistą wiedzę i umiejętności pracownika.

Naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa to tylko jeden z czynów nieuczciwej konkurencji, których może dopuścić się były menedżer. Jest to jednak o tyle wyjątkowy czyn nieuczciwej konkurencji, że firma posiadając tajemnicę przedsiębiorstwa może aktywnie narzucać ograniczenia byłym pracownikom.

Posłuchaj podcastu: 5 różnic pomiędzy tajemnicą przedsiębiorstwa a zakazem konkurencji

Checklista: 5 kroków, które musisz wykonać natychmiast, gdy odchodzi kluczowy pracownik

W okresie wypowiedzenia mamy jeszcze możliwość poprawienia sytuacji prawnej firmy. Po rozwiązaniu umowy mamy już tylko te karty, które rozdaliśmy wcześniej. Dlatego trzeba ustalić, gdzie jesteśmy i co można jeszcze zrobić. Gdy pomagam klientom w procesie odejścia menedżera, to przede wszystkim:

1. sprawdzam umowy NDA i o zakazie konkurencji nie tylko z odchodzącym menedżerem (chociaż na potrzeby tego artykułu wiemy, że nie mamy z nim takiej umowy), ale również z innymi ważnymi pracownikami – należy liczyć się z ryzykiem odejścia całego zespołu wkrótce po odejściu menedżera;
2. sprawdzam istnienie w firmie tajemnicy przedsiębiorstwa w odniesieniu do najważniejszych informacji, tzw. „sreber rodowych” (każda firma sama określa, co jest dla niej ważne, ale z reguły są to poufne informacje o klientach i sprzedaży, marżach, kosztach, dostawcach, poufne know-how);
3. proponuję usprawnienie zasad ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, jeżeli jest tu pole do poprawy, a jeżeli w firmie nie ma tajemnicy przedsiębiorstwa, to jej wdrożenie;
4. proponuję zabezpieczenie dowodów (piszę o tym niżej);
5. proponuję dodać prawne elementy do procesu zakończenia współpracy z pracownikiem (offboardingu). 

Zabezpiecz dowody

Praktyka pokazuje, że nikt nie kradnie danych ani nie zaczyna przejmować klientów dopiero w dniu złożenia wypowiedzenia. Przygotowania trwają tygodniami.

Zanim dostaniesz wypowiedzenie, pracownik jest już dogadany z najważniejszymi klientami i dostawcami oraz ma zgrany komplet danych, których będzie potrzebował: bazy klientów, cenniki, plany sprzedaży, marże, itp. Wszystko to wysyła na prywatny adres email albo kopiuje na pendrive i zaciera ślady swojego działania. Znaczną część tych informacji i tak pamięta, ale z jakichś względów woli mieć to u siebie na komputerze. Jego błąd.

Nawet najbardziej ostrożny pracownik zostawia po sobie ślady cyfrowe. To dowody elektroniczne, które, jeżeli zostaną dobrze zabezpieczone, dają przewagę w sądzie lub podczas negocjacji z byłym pracownikiem. Nie zabezpieczaj ich jednak sam. Samodzielne sprawdzanie sprzętu elektronicznego może osłabić, a czasami zniszczyć dowód. Najlepiej skorzystać z pomocy informatyka śledczego (computer forensics).

Wywiad końcowy

Pracownik ma zakaz ujawniania i wykorzystywania naszych tajemnic przedsiębiorstwa po zakończeniu współpracy, niemniej warto mu o tym przypomnieć. Zakaz ten wynika z przepisów prawa (art. 11 u.z.n.k.), ale jak to w życiu bywa, nie wszyscy znają prawo, a nawet jeżeli znają, to niekoniecznie mają ochotę je przestrzegać.

Dlatego zalecam przeprowadzić wywiad końcowy (exit interview) z odchodzącym pracownikiem, podczas którego należy:

• omówić zobowiązania pracownika wynikające z umowy o pracę oraz umów o zachowaniu poufności;
• przypomnieć o obowiązku przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa;
• omówić informacje, które uznajemy za tajemnicę przedsiębiorstwa;
• przedstawić pracownikowi konsekwencje naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa;
• zadać pracownikowi pytanie, na jakim stanowisku zostanie zatrudniony w nowym miejscu pracy i czy to stanowisko będzie miało związek z usługami lub produktami pracodawcy;
• uzyskać potwierdzenie, że pracownik zwrócił wszystkie informacje poufne;
• uzyskać od pracownika potwierdzenie odbycia rozmowy oraz jej przebiegu.

Oczywiście odchodzący pracownik nie musi ujawniać, gdzie idzie. Jeżeli jednak zatai prawdę albo skłamie, a potem otworzy konkurencyjny biznes albo podejmie pracę u konkurenta, będzie to dowód jego złej wiary, który wpłynie na ocenę jego działań przez sąd.

Dobrze przeprowadzony wywiad końcowy przypomina pracownikowi o jego obowiązkach i odbiera mu jego ulubioną linię obrony: „nie wiedziałem, że to tajemnica firmy”. Ma to znaczenie przy dochodzeniu odpowiedzialności cywilnej i karnej.

Przeprowadzenie wywiadu końcowego to tylko kropka nad „i”. Jeśli wcześniej nie zabezpieczyłeś swoich tajemnic, to rozmowa na odchodnym nie rozwiąże problemu.

Co dalej?

To już zależy od tego, co zrobi były menedżer. Jeżeli dopuści się czynu nieuczciwej konkurencji, to trzeba działać natychmiast i bez wahania.

W realnym życiu, jeżeli były menedżer chce nieuczciwie przejąć naszych klientów, to często dopuszcza się jednocześnie kilku różnych czynów nieuczciwej konkurencji, np.:

• narusza tajemnicę przedsiębiorstwa;
• rozpowszechnia wśród klientów i dostawców nieprawdziwe informacje na nasz temat;
• nakłania klientów albo pracowników do zakończenia z nami współpracy.

Zazwyczaj wszystko występuje w jednym zestawie.

O tym, co można zrobić, w następnym artykule.

Jak rozpętać prawdziwy Armagedon byłemu pracownikowi, opiszę w następnym wpisie.