Niejeden Szybki Tosiek siedzi sobie teraz w domciu, przy własnym biurku, w pantofelkach, popija kawę z domowego kubka, przegląda na komputerze bazę danych pracodawcy i myśli, że przecież nic wielkiego się nie stanie, jak ta baza danych spadnie na pendriva do jego prywatnej szuflady, prawda? Czego oczy nie widzą, tego sercu nie żal, i takie tam. Poza tym, przecież już od dawna myśli, żeby rozpocząć własną działalność gospodarczą, więc w sumie czemu nie?
To tylko jedno z zagrożeń, drugim jest oczywiście przypadkowy wyciek danych na skutek ludzkiego błędu. Nagle w domowej przestrzeni stało się ciasno, żona również pracuje zdalnie. Dzieci nie chodzą do przedszkola i do szkoły. W domu walka z dziećmi o komputer, ponieważ nauczyciele ogarnęli, jak robić lekcje przez Zooma, Facebooka, Teams, czy co tam jeszcze. Cyrk na kółkach. Każdy może popełnić błąd.
Jak widzisz, praca zdalna w czasach koronawirusa jest wspaniałą okazją do przypadkowego wycieku danych lub ich celowego przejęcia przez nieuczciwego pracownika. Ale też świetną okazją do podwyższenia poziomu bezpieczeństwa firmy.
Możesz zdać się na łaskę losu albo wziąć sprawy w swoje ręce. Proponuję Ci to drugie. Kwestie techniczne zostały już w wielu miejscach dobrze opisane (polecam np. webinary Niebezpiecznika). Porozmawiajmy teraz o prawnej stronie tego bałaganu – pracy zdalnej.
Powiedz pracownikom, czego od nich oczekujesz
Wykorzystaj koronawirusa na swoją korzyść. Praca zdalna to świetna okazja, by poinformować pracowników o tym, jakie informacje są w firmie poufne i jak należy je chronić. Jeżeli już to kiedyś robiłeś, to warto przypomnieć. Jeżeli nie, to tym bardziej jest to ważne.
Dlaczego? Dlatego, że informacja tylko wtedy stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, gdy pracodawca podejmie wobec niej odpowiednie działania w celu zachowania poufności – racjonalne, przy zachowaniu należytej staranności. Jeżeli tego nie zrobi, to informacja, mimo że jest poufna i ma wartość gospodarczą, nie jest chroniona.
Jednym z najważniejszych działań w celu zachowania poufności jest okazanie woli objęcia informacji tajemnicą przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustalonym orzecznictwem sądów, informacja staje się „tajemnicą”, kiedy przedsiębiorca przejawia wolę zachowania jej jako niepoznawalnej dla osób trzecich.
Należy więc przedstawić jasne wytyczne, jakie informacje uznajemy za tajemnicę przedsiębiorstwa i jak je chronić. Najlepiej zrobić to poprzez instrukcje, np. jak używać komputera w warunkach domowych, jak pracować na służbowym komputerze, jak pracować na prywatnym komputerze (tu możesz spotkać się z takim skrótem jak BYOD, od „Bring Your Own Device”), jak rozmawiać przez telefon w warunkach domowych, jak używać mediów społecznościowych, i tak dalej. Jeżeli nie masz jeszcze takich instrukcji i obawiasz się, że ich napisanie zajmie ci dużo czasu, zacznij od wysłania do pracowników maila, w którym opiszesz swoje oczekiwania.
Zrób szkolenie dla pracowników
Najlepszym sposobem na przekazanie pracownikom swoich oczekiwań jest zrobienie szkolenia. Takie szkolenie powinno być krótkie i konkretne. Możesz je zrobić oczywiście zdalnie, wykorzystując narzędzia, które stosujesz na co dzień do zdalnej komunikacji – Skype, Zoom, Teams, cokolwiek. Pamiętaj, że nawet najlepsze instrukcje niewiele są warte, jeżeli pracownicy ich nie znają i z nich nie korzystają.
Szkolenia pracowników są kluczowe, jeżeli chodzi o ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa. Praca zdalna w czasie epidemi koronawirusa jest świetną okazją, by takie szkolenie przeprowadzić.
W czym mogę pomóc?
Mogę pomóc przy szybkim i prostym wdrożeniu zasad ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w czasie koronawirusa, poprzez:
1) opracowanie jasnych procedur pracy zdalnej,
2) przeprowadzenie zdalnego szkolenia dla pracowników,
3) przygotowanie umów o zachowaniu poufności i zakazie konkurencji.
Kontakt: [email protected]
