TP 004: Jak w 5 minut utworzyć w firmie tajemnicę przedsiębiorstwa

W tym odcinku opowiadam o tym, jak samodzielnie i bez kosztów utworzyć w firmie tajemnicę przedsiębiorstwa.

Podcast podzielony jest na dwie części. W pierwszej części opowiadam, jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa w pięć minut, czyli praktycznie w przerwie na kawę, a w drugiej jak to zrobić, jeżeli rzeczywiście zależy Ci na zabezpieczeniu Twoich cennych informacji biznesowych i przykładasz do tego odpowiednią wagę.

Zapraszam do wysłuchania i dzielenia się opiniami.

Pobierz mp3

ITunes / Android / RSS

Pomóż mi w promocji mojego podcastu

Jak zapewne wiesz, tajemnica przedsiębiorstwa nie jest popularna wśród przedsiębiorców i z reguły interesują się nią wtedy, gdy mają problem z wyciekiem informacji albo konkurencją ze strony aktualnego lub byłego pracownika, wspólnika czy członka zarządu. To są tylko przykłady, gdyż problemów związanych z ujawnieniem lub wykorzystaniem poufnych informacji biznesowych jest znacznie więcej. Prawda jest jednak taka, że najczęściej przedsiębiorcy interesują się tajemnicą przedsiębiorstwa jako ostatnią deską ratunku, gdy jest już za późno lub prawie za późno. Moim celem jest propagowanie wiedzy na ten temat, zapobieganie takim problemom.

Dlatego proszę Cię, udostępnij ten podcast jak największej liczbie osób. Być może Twój znajomy właśnie teraz tego potrzebuje, lecz o tym nie wie. I pamiętaj, jak mówią lekarze, nie ma ludzi zdrowych, są tylko źle zdiagnozowani.

Dziękuję i pozdrawiam serdecznie.

W tym odcinku usłyszysz:

• jak w 5 minut utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa
• jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa, gdy chcesz to zrobić porządnie
• jak zidentyfikować w firmie informacje, które można objąć tajemnicą przedsiębiorstwa
• co to jest relatywna tajemnica i jakie działania stosować w celu zachowania poufności informacji

Polecane wpisy na moim blogu:

• 5 kroków – jak utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa
• Check lista pomocna przy utworzeniu tajemnicy przedsiębiorstwa: Przykłady tajemnic przedsiębiorstwa.

Transkrypcja podcastu

Całość podcastu w wersji do przeczytania (plik pdf) możesz pobrać TUTAJ.

Najważniejsze fragmenty:

W tej audycji opowiem Ci, jak w pięć minut utworzyć tajemnicę przedsiębiorstwa za darmo, w przerwie na kawę.

W tym celu będziesz potrzebował czegoś do odliczania czasu, kubek kawy lub herbaty oraz komputer z programem pocztowym, żeby można było wysłać wiadomość email. Utworzenie prawa tajemnicy przedsiębiorstwa powinno ci zająć pięć minut i będzie cię kosztowało zero złotych. Zakładam, że kawę już masz, ja swoją przygotowałem sobie przed chwilą, mam również stoper, tak więc możemy zacząć. Uwaga! Trzy, dwa, jeden, start!

Otwórz wiadomość mailową i zatytułuj ją „tajemnica przedsiębiorstwa w naszej firmie”, a jako adresatów wpisz wszystkich pracowników firmy. Następnie w treści wiadomości napisz tak: „W naszej firmie tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią w szczególności następujące informacje: (i tutaj podaj te rodzaje informacji, które mają dla twojej firmy wartość i są nieujawnione do wiadomości publicznej)”.

Nie musisz, a nawet nie powinieneś cytować tych informacji, wystarczy, że wskażesz ich kategorie. Na przykład jeżeli twoją tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią receptury, to nie powinieneś podawać w tym momencie ich składu.

Świetnym przykładem receptury stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa, jest mieszanka jedenastu ziół i przypraw KFC, ale założę się, że KFC na pewno nie poddaje pracownikom treści tej receptury, mówi tylko, że receptury w tej firmie stanowią jej tajemnicę przedsiębiorstwa. Tak na marginesie dodam, że podobno ta receptura została niedawno przypadkowo ujawniona, ale takie newsy pojawiają się regularnie w okresie ogórkowym.

Wracając do naszej listy, a tak naprawdę to do twojej listy, to przykładowo możesz napisać, że w twojej firmie tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią w szczególności:

• informacje o klientach, czyli kto, co, za ile i jak często od ciebie kupuje,
• informacje o dostawcach, czyli co, od kogo i za ile kupujesz,
• informacje o sposobach wytwarzania produktów,
• receptury i technologia wytwarzania.

To jest oczywiście przykład i Ty możesz podać całkiem inne informacje, ponieważ to Ty wiesz, co jest ważne dla twojej firmy.

Zauważyłeś na pewno, że użyłem słowa „w szczególności” i to nie był przypadek, ponieważ to jest przykładowa i otwarta lista informacji, które możesz uzupełniać i zmieniać.

W każdej chwili możesz tę listę uzupełnić, nawet w sposób dorozumiany, ale tego akurat Ci nie zalecam, ponieważ jest bardzo trudno później udowodnić, jaką informację chciałeś objąć tajemnicą przedsiębiorstwa.

Jak już będziesz miał swoją listę, to napisz pod koniec maila, że to są informacje poufne i mogą być wykorzystane wyłącznie w celu świadczenia pracy na rzecz twojej firmy.

I pozostała nam ostatnia czynność, czyli wysłanie wiadomości.

Załatwione.

Wyłączamy stoper, ja mam na swoim stoperze dwie minuty i 53 sekundy.

Oczywiście pisanie zajmuje trochę więcej czasu niż mówienie, ale powinieneś się spokojnie zmieścić w pięciu minutach.

Czy masz już tajemnicę przedsiębiorstwa?

To oczywiście zależy. Powtórzę tutaj, że zgodnie z prawem tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią tylko takie informacje, które mają wartość gospodarczą, są poufne i przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Zakładam oczywiście, że te informacje mają wartość gospodarczą, ponieważ innych nie ma sensu chronić. Jeżeli informacje, które podałeś, są nieujawnione do wiadomości publicznej i stosujesz niezbędne działania w celu zachowania ich w poufności, to z dużym prawdopodobieństwem właśnie utworzyłeś tajemnicę przedsiębiorstwa, a w każdym razie zrobiłeś pierwszy, naprawdę olbrzymi krok do jej utworzenia. Powiadomiłeś pracowników, że dany rodzaj informacji uważasz za swoją tajemnicę przedsiębiorstwa, czyli wyraziłeś wolę objęcia ich tajemnicą przedsiębiorstwa.

Jak już o tym mówiłem, bardzo często jest tak że firma posiada wartościowe informacje, informacje te są poufne, ale nie podejmuje rozsądnych, uzasadnionych w danych okolicznościach działań w celu zachowania poufności tych informacji.

Niestety weryfikacja tych działań następuje dopiero na etapie sporu sądowego. Wcześniej nie masz pewności, czy te informacje są twoją tajemnicą przedsiębiorstwa, czy nie. To sąd ocenia, czy działania były wystarczające, jest to oczywiście uzależnione od okoliczności sprawy i rodzaju informacji, które chciałbyś chronić.

W praktyce często jest tak, że brak tych racjonalnych, uzasadnionych w danych okolicznościach działań, w tym między innymi brak informowania pracowników o tym, co jest twoją tajemnicą przedsiębiorstwa, jest powodem oddalenia powództwa przez sąd.

Jeżeli nie stosujesz tych racjonalnych działań w celu zachowania poufności informacji, to sama wiadomość mailowa do pracowników raczej nie wystarczy. Jeżeli jednak je stosujesz, to ta wiadomość powoduje, że wyrażasz wolę objęcia tych informacji tajemnicą przedsiębiorstwa.

Z doświadczenia wiem, że wiele firm stosuje odpowiednie działania w celu zachowania poufności, lecz nie mówi pracownikom, po co to robi, że w ten sposób chroni swoją tajemnicę przedsiębiorstwa.

Zastosowanie tego uproszczonego trybu ma swoje zalety i oczywiście swoje wady.

Zaletą jest to, że jeżeli spełnisz te trzy przesłanki, to masz tajemnicę przedsiębiorstwa.

Wadą jest to, że osoby, które świadczyły pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, czyli na przykład zleceniobiorcy, będą zobowiązane do respektowania twojej tajemnicy przedsiębiorstwa tylko w czasie zatrudnienia oraz przez okres trzech lat od ustania stosunku pracy.

W odniesieniu do niektórych informacji może to być zbyt krótki okres czasu. Jeżeli więc chcesz, by pracownicy i zleceniobiorcy, czy też osoby, które świadczyły pracę na podstawie innego stosunku pracy, były zobowiązane do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa przez dłuższy okres niż trzy lata, musisz to wyraźnie napisać w umowie.