Umowa o zachowaniu poufności (NDA) jest jedną z ważniejszych umów, jakie powinien zawierać przedsiębiorca. Nie ma jednak jednej umowy o zachowaniu poufności, która pasuje do każdej sytuacji.

Inaczej powinna wyglądać umowa o zachowaniu poufności z pracownikiem i zleceniobiorcą, a inaczej umowa o poufności z klientem, podwykonawcą lub inwestorem. Różnice nie są może wielkie, ale są znaczące. Ktoś nawet powie, że umowy są prawie takie same. Prawie. Prawie robi różnicę.

W praktyce zdarza się, że nie ma odrębnej umowy o zachowaniu poufności, a jej rolę pełni odpowiednie zapisy w umowie zasadniczej.

Miało być pięć wskazówek, bo to fajnie brzmi, ale wyszło sześć. I tak nie jest źle, gdyż zacząłem ciąć przy piętnastu. Zapraszam.

Jak zatem powinna wyglądać dobra umowa o zachowaniu poufności (NDA)?

Nie ma takiego wzoru umowy o poufności, który sprawdzi się w każdej sytuacji. Są jednak zasady, według których dobra umowa o zachowaniu poufności powinna być napisana.

Na skutek zawarcia umowy o zachowaniu poufności przedsiębiorca powinien mieć więcej praw, niż gdyby jej nie podpisał. Powinien poprawić swoją sytuację prawną. Wydaje się to oczywiste, ale nie jest. Przedsiębiorcy często nieświadomie ograniczają swoje uprawnienia z tytułu tajemnicy przedsiębiorstwa. Dlatego umowę o zachowaniu poufności, którą dajemy do podpisu pracownikowi albo które proponuje druga strona, należy czytać z uwagą.

1. Sprecyzowanie tego, co jest poufne

Przede wszystkim należy sprecyzować informacje, które mają być zachowane w poufności. Samo odwołanie się do definicji tajemnicy przedsiębiorstwa, albo nawet jej powtórzenie, może okazać się niewystarczające. Definicja ta mówi o informacjach, które mają wartość gospodarczą, nie są ujawnione do wiadomości publicznej i przedsiębiorca przedsięwziął odpowiednie działania w celu zachowania ich poufności. Czyli jakich? Kto ma to ustalić?

Można to sprecyzować w toku wykonywania umowy, ale wiadomo, że wtedy często zapomina się o informowaniu drugiej strony o tym, co jest poufne. Dlatego lepiej nie zostawiać zbyt dużego pola do dyskusji. Warto przykładowo wymienić rodzaje informacji, które uznajemy za tajemnicę przedsiębiorstwa. Przykłady informacji, które mogą stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa znajdziesz w tym wpisie.

Umowa o zachowaniu poufności może również chronić informacje, które nie spełniają przesłanek do uznania ich za tajemnicę przedsiębiorstwa. Trzeba jednak dokładnie określić, o jakie informacje nam chodzi.

Informacja o szkoleniu Tajemnica Przedsiębiorstwa

2. Określić cel, do którego informacje mogą być wykorzystane

Informacje przekazuje się drugiej stronie w jakimś celu. Warto w umowie skonkretyzować ten cel.  Niech będzie to jedyny cel, w jakim informacje mogą być wykorzystane.

3. Sposób postępowania z informacjami

Wszyscy wiemy, że zapobieganie jest ważniejsze niż leczenie. Przekładając to na nasze podwórko warto uświadomić sobie, że żadne odszkodowanie nie doprowadzi do pełnego naprawienia szkody powstałej na skutek ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa. Dlatego lepiej zapobiegać naruszeniu, niż dochodzić odszkodowania.

Warto w umowie o zachowaniu poufności opisać minimalne techniczne i prawne środki bezpieczeństwa, jakie odbiorca powinien stosować.

W końcu chodzi nam o to, by informacja pozostała poufna, a nie o to, by mieć „papier”, tak na wszelki wypadek. Przykładowe wyliczenie środków bezpieczeństwa jest ważne między innymi dlatego, że niektórzy kontrahenci, zwłaszcza ci mniejsi lub od niedawna występujący w obrocie gospodarczym, mogą ich nie stosować. Przykłady środków bezpieczeństwa podaję we wpisie o zasadzie relatywnej tajemnicy.

4. Odpowiedzialność za naruszenie poufności i kara umowna

Jeżeli nie mamy umowy o zachowaniu poufności, odbiorca tajemnicy przedsiębiorstwa ponosi odpowiedzialność tylko na podstawie art. 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UZNK) lub art. 415 Kodeksu cywilnego. Jest to, w uproszczeniu, tak zwana odpowiedzialność deliktowa. Więcej na ten temat, możesz przeczytać w drugiej części wpisu dotyczącego działań, które należy podjąć po odejściu pracownika. Przedsiębiorca dochodzący roszczeń na tej podstawie musi udowodnić wszystkie przesłanki odpowiedzialności. Jeżeli żąda naprawienia szkody, to musi udowodnić jej wysokość.

Tymczasem dokładne wykazanie wysokości szkody jest czasami utrudnione albo wręcz niemożliwe. Trudno jest wycenić utratę szansy na zawarcie umowy lub rozwinięcie nowego biznesu.

Kara umowna upraszcza ten problem. Tylko że kara umowna może wynikać wyłącznie z umowy. Umożliwia ona naprawienie szkody bez potrzeby prowadzenia trudnego postępowania dowodowego, gdyż można jej żądać nie wykazując faktu powstania szkody i jej wysokości. Wystarczy wykazać fakt naruszania umowy i fakt zastrzeżenia kary umownej na tę okoliczność.

Jeżeli kara umowna nie wystarczy na pokrycie szkody, to można dochodzić odszkodowania przewyższającego karę umowną, ale tylko pod warunkiem, że umowa na to pozwala. Warto to zapamiętać. Nie dopisanie tego zdania do umowy może dużo kosztować.

5. Czas trwania obowiązku poufności

Tajemnica przedsiębiorstwa trwa tak długo, jak długo trwają łącznie trzy ustawowe przesłanki do jej istnienia. Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa opisuję w tym artykule. Może zatem trwać przez czas nieograniczony. Wprowadzanie ograniczeń czasowych nie leży więc w interesie przedsiębiorcy. W celu uniknięcia wątpliwości, warto w umowie jasno określić czas trwania obowiązku zachowania poufności.

Trzeba jednak zwrócić uwagę na czas trwania obowiązku zachowania poufności informacji przez osoby, które świadczyły pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego. W tym zakresie nastąpiła zmiana stanu prawnego.

Do dnia 3 września 2018 r. w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji znajdował się przepis, zgodnie z którym obowiązek przestrzegania tajemnicy przedsiębiorstwa przez osoby, które świadczyły pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, wynosił trzy lata od ustania stosunku umownego, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy. W umowie można było ten okres wydłużyć lub skrócić.

W dniu 4 września 2018 r. przepis ten został usunięty z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Do umów zawartych w nowym stanie prawnym ograniczenie do trzech lat nie ma zastosowania. Trzeba jednak pamiętać, że umowy zawarte przed wejściem w życie zmiany ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji obowiązują w dotychczasowym kształcie i mogą z nich wynikać ograniczenia czasowe niekorzystne dla pracodawców.

 6. Co robić po rozwiązaniu umowy, dla której zawarto NDA

Warto przewidzieć w umowie to, co odbiorca (pracownik, zleceniobiorca, klient, itp.) powinien zrobić z informacjami poufnymi po rozwiązaniu umowy albo po osiągnięciu uzgodnionego celu.

Najlepiej wprowadzić do umowy zobowiązanie do zwrócenia danych i zniszczenia ich kopii. Wtedy będzie jasne, że po rozwiązaniu umowy były pracownik, zleceniobiorca lub kontrahent nie powinien być w posiadaniu żadnych informacji, która stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Oczywiście poza tymi, które zapamiętał. Ale to jest już odrębny problem.

Mam nadzieję, że w oparciu o te wskazówki będziesz mógł sprawdzić lub napisać umowę o zachowaniu poufności. Jeżeli potrzebujesz w tym pomocy, skontaktuj się ze mną.

Zdjęcie: stanciuc, fotolia

Bądź na bieżąco!

Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie na podany adres e-mail informacji o nowościach, promocjach, produktach i usługach autora bloga Tajemnica Przedsiębiorstwa.

Wiadomości wysyłam nieczęsto, a Twoje dane będą u mnie bezpieczne. Odwołanie zgody będzie możliwe w każdej chwili. Informacje o tym, jak przetwarzam dane osobowe możesz znaleźć w polityce prywatności.

Zapisałeś się, sprawdź swoją skrzynkę e-mail i potwierdź chęć otrzymywania moich listów.

Podobał Ci się ten artykuł? Zapisz się, będziesz na bieżąco.

Zapisując się, wyrażasz zgodę na wysyłanie na podany adres email informacji o nowościach na blogu i o mojej ofercie.

Super, że chcesz pozostać w kontakcie. Sprawdź swoją skrzynkę e-mai i potwierdź zapis.

Zapisz się na szkolenie!

Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesłanie na podany adres e-mail informacji o szkoleniu i przekazanie danych organizatorowi szkolenia. 

Informacje o tym, jak przetwarzam dane osobowe możesz znaleźć w polityce prywatności.

Zapisałeś się na szkolenie.